Your Details

    Click Here to get your PDF.

    Audits Division – Team Analyzez Huge Amount Of Data, Spots Anomalies, and Protects Yaxpayer Dollars

    The Audits Division provides oversight of public spending. It oversees state agency compliance with accounting rules and the standards for audits of local governments, and reports on the performance of state departments.

    A lot of the division’s time is spent getting data, analyzing it, and doing the resulting audit work. Jamie Ralls, audit manager, and her team manage audits of huge programs, with large-scale data systems and many millions of records, across programs like Medicaid, Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP), and foster care.

    They visit multiple departments, agencies, and service providers each year, conducting interviews and trying to identify and solve the problems that might result in fraud, waste, and abuse.

    Quick Facts

    • Audits Division is one of five divisions within the Oregon Secretary of State.
    • Began operations in 1929.
    • Audits public spending in state agencies, programs, and services.
    • Provides oversight of more than $11 billion in federal funding.
    • Employs approximately 70 auditors.
    • Delivers comprehensive performance, financial, and IT/ cybersecurity audits.
    • Is a leader in pioneering innovative audit methodologies and data analytics processes.
    • Assesses fraud risk and effectiveness of controls designed to detect and prevent fraud.
    • Chose Galvanize’s analytics solution over 17 years ago, and continues to use it for all of its audits today.

    Solutions

    When Jamie started with the division, they were already using ACL Analytics (which became part of Galvanize’s HighBond platform in 2019). Jamie taught herself how to use the software and hasn’t looked back.

    “I started in the Audits Division 17 years ago, back when Galvanize was ACL. And I was very fortunate when I started my career—my first audit, I was told to ‘dabble’ in some data, use ACL, and try and figure it out. So, I self-taught myself back then and I’ve been using it ever since on every audit I can,” Jamie said.

    The Oregon Secretary of State makes data analysis and audit technologies a core component of its audit work. The division has used data analytics in partnership with the Department of Health and Human Services and the FBI to identify fraud within SNAP.

    This focus on analytics will continue to expand through 2020–21 and beyond, as the Audits Division has established an internal audit team specifically focused on maximizing data analytics audit methodologies.

    Results

    The organization has seen tremendous value from Galvanize over the past decades, saving taxpayer dollars, and analyzing enormous data sets.

    “Being able to analyze the data and see anomalies, I’ve been able to find fraud and you know, you can’t do that with other programs. You can spend an hour or two and find literally millions of dollars in a large state program of waste, fraud, and inefficiencies,” Jamie said.

    But it’s not just about finding fraud and analyzing data during audits—they also support other Oregon government organizations, making recommendations for how agencies and departments can use technology to improve their processes.

    “We see different agencies using spreadsheets, trying to match records together, until they reach limitations. So, we come in, match the records together for them and show them what they can achieve. There’s just no way we could look at millions of records and match it to another dataset that large without it,” Jamie said.

    Ian Green, principal auditor, provides a clear example of how they’ve been able to use Galvanize technology to solve this exact problem. “In one audit—I was looking at 200 million Medicaid claims—and it’s impossible to look at that many data points manually.”

    Jamie and Ian have worked on food-stamp fraud cases and have found the data analytics capabilities invaluable in quickly identifying fraud. While working on one audit, they found a merchant that was connected to a Mexican drug cartel. They took their evidence to the FBI and the USDA, who formed a task force to help take down the fraudulent merchants who had been operating throughout the state.

    “Protecting taxpayer dollars is probably our key mission. Our role is to be transparent and accountable and ensure the wise use of public resources, and Galvanize helps us do that work and develop impactful findings,” Ian said.

    And both of them have found Galvanize to be a great support over the years—whatever problem they may be experiencing, or solution they may be chasing.

    “Galvanize has been great. There is unlimited support. Whenever I can’t figure something out that I’m trying to do with the data, I can make a phone call. There’s always someone there to help me,” Jamie said.

    Divisi Audit – Tim Analisis Data Dalam Jumlah Besar, Anomali Spot, dan Perlindungan Uang Pembayar Pajak

    Divisi audit mengadakan pengawasan terhadap pengeluaran publik. Hal ini untuk mengawasi kepatuhan Lembaga negara terhadap aturan akutansi dan standar audit pemerintah daerah, dan pelaporan atas kinerja departemen negara.

    Banyak waktu dari divisi yang tersita untuk mencari dan menganalisis data, dan mengolahnya hingga menjadi hasil akhir kerja audit. Jamie Ralls, Manajer Audit, dan timnya mengelola audit program besar dengan sistem data berskala besar dan jutaan catatan lintas program seperti Medicaid, Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP), dan perawatan anak asuh.

    Fakta

    • Divisi audit adalah satu dari lima divisi dalam Sekretaris Negara Bagian Oregon
    • Mulai beroperasi tahun 1929.
    • Audit pengeluaran publik terhadap Lembaga negara, progam kerja, dan pelayanan.
    • Mengadakan pengawasan terhadap lebih dari $11 miliar pendanaan federal.
    • Mempekerjakan sekitar 70 auditor.
    • Menghasilkan kinerja, finansial, dan TI/keamanan cyber audit yang komprehensif.
    • Merupakan pemimpin dalam mempelopori metodologi audit dan proses analisis data yang inovatif.
    • Menilai risiko peniuan dan efektifitas kontrol yang dibuat untuk mendeteksi dan mencegah penipuan.
    • Memilih analisis solusi Galvanize lebih dari 17 tahun yang lalu, dan masih terus menggunakannya untuk seluruh kegiatan audit hingga saat ini.

    Solusi/Penyelesaian Masalah

    Ketika Jamie memulai pekerjaannya di divisi tersebut, mereka sudah menggunakan ACL Analytics (yang kemudian menjadi bagian dari Galvanize’s HighBond pada tahun 2019). Jamie mempelajari cara menggunakan perangkat lunak tersebut sendiri dan belum melihat kembali ke belakang. “Saya mulai bekerja di Divisi Audit 17 tahun yang lalu, saat Galvanize masih bernama ACL.

    Dan saya sangat beruntung Ketika memulai karir saya—audit pertama saya, saya diminta untuk ‘berkecimpung/bermain’ dengan beberapa data, menggunakan ACL, dan mencoba untuk memecahkannya. Jadi saya belajar sendiri pada saat itu dan saya telah menggunakannya sejak itu untuk setiap audit yang saya bisa,” kata Jamie.

    Sekretaris Negara Bagian Oregon membuat analisis data dan teknologi audit sebagai komponen utama dari pekerjaan audit. Divisi telah menggunakan analisis data bekerjasama dengan Departemen Kesehatan dan Pelayanan Masyarakat dan FBI untuk mengidentifikasi penipuan dengan SNAP. Fokus terhadap analisis akan terus berkembang hingga 2020-21 dan seterusnya, karena Divisi Audit telah membentuk tim internal audit yang secara khusus berfokus untuk memaksimalkan data analisis dan metodologi audit.

    Hasil

    Organisasi telah melihat hasil yang luar biasa dari Galvanize lebih dari beberapa dekade, menyelamatkan uang pembayar pajak, dan menganalisis begitu banyak data. “Dengan dapat melakukan analisis pada data dan menemukan hal-hal anomali, saya dapat menemukan kecurangan/penipuan dan anda tahu, anda tidak dapat melakukan itu dengan program lain. Anda bisa hanya menghabiskan waktu satu atau dua jam dan menemukan jutaan uang dalam pemborosan program kerja besar negara, kecurangan/penggelapan, dan ketidakefisienan,” pendapat Jamie.

    Tapi ini bukan hanya tentang menemukan kecurangan/penggelapan dan menganalisis data selama audit, mereka juga membantu fungsi lain dalam pemerintah negara bagian Oregon, membuat rekomendasi tentang bagaimana Lembaga dan departemen bisa menggunakan teknologi untuk meningkatkan kinerja dari proses kerja mereka.

    “Kami melihat beberapa Lembaga berbeda menggunakan spreadsheets, mencoba untuk menyamakan catatan Bersama untuk mereka dan memperlihatkan apa yang dapat mereka capai Tidak mungkin kami dapat melihat jutaan catatan dan mencocokkannya dengan data sebanyak itu tanpa bantuan teknologi itu,” kata Jamie.

    Ian Green, Pimpinan Auditor, memberi contoh nyata tentang bagaiman mereka bisa menggunakan teknologi Galvanize untuk memecahkan masalah tertentu. “Dalam suatu audit—saya mencari sekitar 200 juta klaim atas Medicaid—dan sangat sulit untuk memeriksa begitu banyak data secara manual.” Jamie dan Ian telah mengerjakan kasus penipuan kupon makanan dan menemukan kapabilitas analisis data yang tak ternilai dalam mengidentifikasi penipuan dengan cepat.

    Saat sedang mengerjakan satu audit, mereka menemukan pedagang yang terhubung dengan bandar obat-obatan Meksiko. Mereka membawa bukti yang mereka temukan kepada FBI dan USDA, yang telah membentuk satuan untuk membantu penangkapan penipu berkedok pedagang yang telah beroperasi diseluruh negara bagian.

    “Melindungi uang yang dibayarkan pembayar pajak adalah misi utama kami. Tugas kami adalah memastikan penggunaan sumber daya publik secara transparan dan dapat dipertanggungjawabkan, dan Galvanize membantu kami melakukan hal tersebut dan mendapatkan temuan yang sangat berguna,” kata Ian.

    Dan keduanya, Jamie dan Ian, telah merasakan fungsi Galvanize yang begitu luar biasa selama bertahun-tahun—apapun masalah yang mungkin akan mereka alami atau solusi yang dituntut dari mereka. “Galvanize sangat hebat. Dukungan dan layanan yang tak terbatas. Kapan pun saya tidak dapat memecahkan sesuatu atas data yang sedang saya kerjakan, saya hanya cukup menelepon dan selalu ada orang yang siap membantu saya,” kata Jamie.