Source:
English
Indonesia
English
Audit Efficiencies & Centralized Workflow
Audit Team Automated Risk Assessments, Enabled Offline Daya Gathering, and Made Audit Reporting Easier With Highbond
The client is a global company that develops and produces innovative equipment, consumables, and services for the mining and infrastructure industries. It provides equipment for drilling and rock excavation in more than 150 countries and has annual revenues of US $4.4 billion.
This Company has clients and customers all over the world, and a large amount of work to be completed with a small team. The Swedish audit team, led by Kathlen Narcisi, head of internal control and assurance, audits about 40 entities per year, with audit work conducted both onsite and offsite.
Quick Facts
- Revenue of US $4.4B and 14,000 global employees.
- Listed on the stock exchange in 2018.
- Centralized Swedish audit team audits about 40 companies per year.
- Chose HighBond to automate risk assessments, improve audit efficiencies and workflow, enable data gathering offline and in the field, and conduct advanced data analysis.
Solution
The team’s audit software wasn’t achieving their audit goals, with many common problems and complaints. They looked for a solution in 2016, and considered Galvanize (then ACL), but the organization’s IT security audit function was already using a competing product that was expanded into audit. In 2018, the audit team was freed to pursue a more suitable platform.
The team needed a purpose-built flexible software solution with much more functionality. Supporting offline work on tablets, improving team efficiencies, providing better workflows, and increasing use of data analytics were high on their priority list. the one of main feature who can get interest from highbond is the ability to automate their control self- assessments and risk assessments.
Results
The team was searching for one platform to store, access, and work with all of their audits and workpapers. They also needed more structured workflows and required a solution to one of their ongoing challenges: generating more efficient and timely audit reports.
“Generating an internal audit report used to take up to four weeks after we finalized fieldwork. With HighBond, the report is done while we’re onsite. The efficiency gain is tremendous,” said Kathlen.
The team was amazed with the speed at which they were able to implement the new software, and how quickly team members have been able to get up to speed with it. Plus, customer service is always just a quick phone call or email away.
“The customer service aspect for me plays a big role. It really started with a great salesman. You know, I can email him, he replies sometimes even within 10 minutes. I’m amazed by that,” said Kathlen. “From the very beginning, he ensured that we had all the resources that we needed, he helped us with scheduling and arranging on-site training sessions, and we were also able to arrange even more detailed analytics and scripting training in the UK.”
With the efficiency gains in their function, Kathlen and team were able to take over more responsibilities, like balance sheet reviews and corporate investigations—both of which are documented using the Projects workflow in HighBond.
Kathlen said that audit employees from all over the world visit once a year to conduct audits and that they used to dread having to use the old system, but have responded very positively to HighBond and embraced it.
Indonesia
Efisiensi Audit & Alur Kerja yang Terpusat
Otomatisasi Penilaian Risiko Tim Audit, Memungkinkan Pengumpulan Data Secara Offline, dan Membuat Pelaporan Audit Menjadi Lebih Mudah Dengan HighBond
Klien merupakan perusahaan global yang berkembang dan memproduksi barang inovatif, barang habis pakai, dan jasa untuk industri pertambangan dan infrastruktur. Perusahaan ini menyediakan peralatan untuk pengeboran dan penggalian batu dilebih dari 150 negara and memiliki pendapatan sebesar $4.4 miliar setiap tahunnya.
Perusahaan memiliki rekanan dan klien diberbagai negara di dunia, dan nilai pekerjaan yang besar dan telah diselesaikan dengan tim yang kecil. Tim audit Swedia yang dipimpin oleh Kathlen Narcisi, kepala internal kontrol dan jaminan, melakukan audit terhadap kurang lebih 40 entiti/perusahaan setiap tahunnya, dengan proses kerja audit yang diadakan baik di dalam maupun di luar kantor.
Fakta
- Pendapatan sebesar USD 4.48 miliar dan memiliki 14,000 karyawan dalam skala global.
- Terdaftar dalam bursa efek pada tahun 2018.
- Tim audit Centralized Swedish melakukan audit terhadap 40 perusahaan setiap tahun.
- Memilih HighBond untuk otomatisasi penilaian risiko, peningkatan efisiensi dan alur kerja audit, memungkinkan pengumpulan data secara offline dan di lapangan, dan mengadakan analisis data yang berkelanjutan.
Solusi/Penyelesaian Masalah
Perangkat lunak tim audit tidak berhasil mencapai target sebelumnya, disebabkan oleh banyaknya masalah dan keluhan yang bersifat umum.
Pada tahun 2016, mereka berusaha mencari solusi untuk menyelesaikan masalah dan mempertimbangkan Galvanize (yang selanjutnya disebut ACL), namun fungsi keamanan teknologi informatika organisasi tersebut telah menggunakan produk pesaing yang telah melakukan ekspansi ke bidang audit. Tahun 2018, tim audit dibebaskan untuk mengejar platform yang lebih sesuai/cocok.
Tim membutuhkan solusi perangkat lunak yang dibuat khusus dan fleksible dengan fungsi kegunaan yang lebih banyak.
Mendukung pekerjaan offline di tablet, meningkatkan efisiensi kinerja tim, menyediakan alur kerja yang lebih baik, dan meningkatkan penggunaan analisis data merupakan daftar prioritas mereka. Salah fitur utama yang menyita perhatian mereka dari HighBond adalah kemampuan kendali penilaian mandiri dan penilaian risiko secara otomatis.
Hasil
Tim sedang mencari satu platform untuk menyimpan, mengakses, dan bekerja dengan semua audit dan kertas kerja atau portofolio mereka. Mereka juga membutuhkan alur kerja yang lebih terstruktur dan solusi atas salah satu tantangan mereka saat ini yaitu menghasilkan laporan audit yang lebih efisien dan tepat waktu.
“Sebelumnya, menghasilkan sebuah laporan audit internal membutuhkan waktu hampir empat minggu setelah kami menyelesaikan pekerjaan di lapangan. Dengan HighBond, laporan dapat diselesaikan bahkan saat kami sedang berada di lokasi/lapangan. Efisiensi yang dihasilkan begitu luar biasa,” jelas Kathlen.
Tim merasa kagum dengan kecepatan dari sejak mereka mengimplementasikan perangkat lunak baru, dan betapa cepatnya anggota tim dapat menguasai cara penggunaan perangkat lunak tersebut. Selain itu, layanan konsumen yang selalu siap sedia hanya dengan panggilan telepon atau surat elektronik saja.
“Layanan konsumen menjadi aspek yang memainkan peran penting bagi saya. Hal ini dimulai dari penjual/tim sales yang hebat. Anda tahu? Saya bisa mengirimkan surat elektronik/email kepadanya, lalu ia akan membalas email saya bahkan pernah hanya dalam waktu sepuluh menit.
Saya sangat kagum dengan kualitas itu,” kata Kathlen. “Sejak awal, ia menyakinkan bahwa kami memiliki seluruh sumber daya yang kami butuhkan, ia membantu kami dalam menjadwalkan dan mengatur kegiatan pelatihan di tempat, dan kami juga dapat mengatur analisis ang lebih detail dan pelatihan membuat skrip di UK.”
Dengan efisiensi yang dihasilkan dari fungsi mereka, Kathlen dan tim dapat memenuhi/menyelesaikan lebih banyak tanggung jawab, seperti memeriksa neraca keuangan dan investigasi korporasi—keduanya yang terdokumentasi menggunakan alur kerja Projects di HighBond.
Kathlen mengatakan bahwa pegawai audit dari seluruh dunia yang datang satu kali dalam setahun untuk mengadakan audit dan merasa khawatir bahwa mereka akan menggunakan sistem lama, memberikan respon yang sangat positif dan sangat terkesan terhadap HighBond.