Aston Martin drives into the next century with Microsoft 365

Improved collaboration

Overseeing an expanded portfolio of projects under the Second Century Plan is complicated by the fact that Aston Martin is a multi-site company, thanks to a new vehicle development base at the MIRA Technology Park in Warwickshire and a new manufacturing facility in South Wales. Testing sites and suppliers are located around the world, but along with Microsoft Exchange Online cloud-based email, Mark Stringer, Director of Program Management at Aston Martin Lagonda, uses Skype for Business Online to erase the distances with real-time video calls that keep the momentum high.

“Whether we’re communicating a timing plan to a supplier or discussing a test run in southern Italy, Microsoft collaboration tools are invaluable,” says Stringer. “I remember one morning on the test track with the DB11, we were collecting performance updates to present to the board of directors that afternoon. It was getting late and as I drove back to Gaydon, my colleague in the back seat worked on a laptop using his mobile phone as a hotspot to add the final stats to our Microsoft PowerPoint presentation and upload it to OneDrive. Back at Gaydon, we walked directly into the meeting, our presentation finalized and ready to go.”  

Enhanced business insight

Now that Aston Martin is accelerating production, the value of its data becomes even more important. “Data is one of the vital assets of any car company. We probably create more data now in a year than the company generated in the previous 103 years,” says Palmer. “And to enhance agility, you need the tools and the processes to make good decisions using that data.”

Aston Martin uses Microsoft Power BI dashboards to get a handle on its data. “With Power BI, we’re turning information into insight,” says Neil Jarvis, Director of Information Technology and Information Security at Aston Martin Lagonda. “The simplicity of the dashboards and the richness of the data is generating interest across the company.” 

The goal is always to deliver a car on budget and on time. But when issues arise, employees use Power BI dashboards to zero in on a troublesome metric and solve the problem. “We find Power BI hugely useful for combining information from a multitude of sources so we can immediately see a red flag in a metric or project status,” says Stringer. “The sooner we see the problem, the faster we can solve the issue so we stay on track with the schedule.”

Energized creativity

Designing an exquisite car starts with a single idea, but it requires a team to make it real. Four years before Stringer and his colleague presented the DB11 performance stats to the Aston Martin board, the car model existed in a designer’s mind only. It took the collaborative efforts of concept engineering, manufacturing, product marketing, and finance teams to drive that vision to the end of the production line. “If we communicate perfectly with other departments, then we achieve a holistic view and everyone is aligned,” says Marek Reichman, Chief Creative Officer at Aston Martin Lagonda. “Otherwise, we get a beautiful sculpture that doesn’t go anywhere.”

According to Reichman, the ability to access and share information energizes the creative process and drives teamwork at Aston Martin. “To achieve our goals for the next century, our designers can’t wait around for information. Twenty-four hours makes a difference in the design studio,” he says. “We use Microsoft cloud productivity tools every day to make sure the teams have the right information, exactly when they need it. That maximizes their creative energy, which translates into the visual excitement you see in the car’s design—and that’s what our customers respond to.”

New platform strategy

From her perspective as chief engineer, Leathers describes electronics as the lifeblood of the car, touching every single component in the vehicle and defining the human-machine interface. Similarly, electrical engineers have to coordinate with people in every area of product development, including body, powertrain, chassis, and interior trim. This is especially important given the new production quotas expected of her department.

“To deliver the cars on time, we’re designing one type of underbody and set of electrical components that we can reuse for different vehicle platforms,” says Leathers. “That means we need to communicate in different ways, with more interaction between platform engineers and the vehicle program application engineers who modify the platform to create different cars. Before, teams worked in silos on each different model, so there was less requirement for collaboration.”

To facilitate this teamwork, Leathers and her colleagues use Microsoft SharePoint Online team sites to store all the information generated during the development of a car from prototype to the final model. “Whether it’s project timelines, budgets, CAD designs, or presentations for the board, it’s easy to search and find what you need on SharePoint,” Leathers says. “I also have self-service access to data in the Power BI dashboards built by the project management team, so I can manage my resources easily.”

Building each component in a car requires careful planning, from design schedules to supply lead times to build lead times to iterative improvements to final production. Leathers and her teammates use Project Online to “glue it all together.”

“Managing timing is crucial,” says Leathers. “We use task dependences in Project Online to ensure that everything stays on track, even if a supplier suddenly can’t make a delivery date. That way we know that our critical compatibility points among different design elements are always aligned, which means we get a more cohesive product and a higher quality car earlier in the development phase. Ultimately, this means a better car for the customer.”

Better resource management

Stringer and his program management team also use Microsoft Project Online to rationalize the new pace of production. He manages a portfolio of new vehicle programs, from concept to production, liaising with designers, engineers, manufacturers, and marketers across the company. Instead of working on one program at a time, Stringer now oversees up to 10 programs concurrently. 

“To manage this level of activity, we had to change the way we work to be even more collaborative and efficient with our time and resources,” says Stringer. “We consider Project Online absolutely critical to the new way we do business. Within our 10 programs, internal resources—between 20 and 30 percent of total costs—ebb and flow over time. As we look at the whole portfolio, we can tweak resource allocation and timelines across programs. We use the same number of people but more intelligently, so we are more efficient and deliver more revenue.”

Secure by design

Closer collaboration requires mobile, reliable access to information so team members never have to wait to get an answer or move to the next stage in development. But the value of the company’s intellectual property means that for Aston Martin, mobility must never come at the expense of security. As the company moves forward with its Second Century Plan, Jarvis is looking to Microsoft cloud technologies, such as Microsoft 365 Enterprise to help. This solution combines Office 365, Windows 10, and Enterprise Mobility + Security.

“Everything we use needs to be secure by design, so by adopting Office 365, we could move our data off employee devices to OneDrive, where it’s safeguarded in the Microsoft cloud environment,” Jarvis says. “Employees depend less on a given device, they can work from anywhere, and we have the degree of security that we require for our intellectual property. And with the Digital Rights Management capabilities within Office 365, we gain a further element of control, specifying who can access documents that we share internally and externally. Microsoft 365 takes us one step further with the integrated simplicity of cloud-based management and evergreen services, while delivering additional intelligent security solutions to help us avoid advanced threats before they hit our network.”

Increased reliability for public site

Aston Martin takes advantage of the Microsoft Azure cloud computing platform to host its public-facing website. The website is home to a popular tool for customers to build their dream Aston Martin car. Called the Car Configurator, it is a key marketing device that reinforces the personal, interactive approach to customer relationships and it’s important that the site performs as well as any Aston Martin car.

“Pushing our customer-facing systems into the Microsoft cloud platform makes sense from both an availability and a security perspective” say Jarvis. “The infrastructure that Microsoft has deployed in building the Azure cloud is impressive. Add to that, the Microsoft diligence in maintaining the environment, means that we don’t worry about the integrity of our data and we achieve far better availability figures at much lower cost.”

Jarvis is adamant that everything his IT team does aligns with the goals of the Second Century Plan. “IT is a cornerstone of our strategy for the future,” he concludes. “The IT tools we choose for employees have to deliver a sustainable return on investment. At Aston Martin, we’re using Microsoft cloud technologies, including Office 365, to help navigate the road ahead.”

Aston Martin drives into the next century with Microsoft 365

Improved collaboration

Mengawasi portofolio proyek Second Century Plan tentu menyulitkan dikarenakan Aston Martin merupakan multi-site company, yang memiliki basis pengembangan kendaraan baru di MIRA Technology Park, Warwickshire sementara fasilitas manufaktur barunya di South Wales. Memiliki situs pengujian dan supplier di seluruh dunia, membuat Mark Stringer, selaku Director of Program Management di Aston Martin Lagonda, perlu memanfaatkan aplikasi Skype for Business Online bersama dengan Microsoft Exchange Online cloud-based email untuk memudahkan flow management. Dengan fitur video call yang bisa diakses secara real-time, perbedaan jarak dan lokasi tentu bisa diatasi Mark dengan mudah.

“Mau kita berdiskusi soal timing plan dengan supplier atau mendiskusikan test run di Southern Italy sekalipun, semua bisa dilakukan dengan Microsoft collaboration tools,” ujar Stringer.

“Saya ingat di suatu pagi di sela-sela test track dengan DB11, saat itu kami sedang mengumpulkan performance updates untuk dipresentasikan kepada BOD siang harinya. Selanjutnya di perjalanan kembali menuju Gaydon di mana saya nyaris telat, saya melihat kolega saya yang duduk di kursi belakang sedang sibuk dengan laptopnya sambil menggunakan ponsel miliknya sebagai hotspot untuk menyelesaikan bahan presentasi Microsoft PowerPoint kami dan kemudian menguploadnya ke OneDrive. Sesampainya di Gaydon kami langsung menuju ke ruang meeting. Saat itu bahan presentasi kami sudah selesai dan kami siap mempresentasikannya.”

Enhanced business insight

Karena sekarang Aston Martin sedang mempercepat produksi, data menjadi hal yang sangat penting. “Data merupakan salah satu aset vital milik suatu perusahaan mobil. Bisa jadi, data yang kami buat dalam setahun jumlahnya lebih banyak jika dibandingkan dengan data yang dibuat perusahaan dalam 103 tahun terakhir,” ungkap Palmer. “Dan untuk meningkatkan kecepatan (produksi), Anda perlu tools dan proses yang tepat untuk mengolah data tersebut.”

Untuk diketahui, saat ini Aston Martin menggunakan Microsoft Power BI dashboards untuk mengolah data miliknya. “Dengan memanfaatkan Power BI, kami mengubah informasi menjadi wawasan (insight),” kata Neil Jarvis, Director of Information Technology and Information Security di Aston Martin Lagonda. “Kemudahan yang dihadirkan dashboard ditambah kekayaan data (kami) berhasil membangkitkan interest di perusahaan,” tambahnya.

Aston Martin sendiri memiliki goals untuk membuat mobil ber-budget pas dan dirilis di waktu yang tepat. Namun, seandainya ada masalah yang muncul, karyawan biasanya menggunakan Power BI dashboard untuk mencari sumber masalahnya untuk kemudian diperbaiki.

“Menurut kami Power BI sangat bermanfaat karena bisa menggabungkan berbagai informasi dari banyak sumber. Dengan begini kami bisa dengan cepat mengetahui adanya masalah melalui metrik atau status proyek,” ujar Stringer. “Semakin cepat kami mengetahui adanya masalah, semakin cepat pula kami menyelesaikannya dan kami bisa terus mengikuti schedule yang ada.”

Energized creativity

Merancang sebuah mobil yang indah mungkin hanya memerlukan sebuah ide, namun untuk mewujudkannya tentu diperlukan sebuah tim. Empat tahun sebelum Stringer dan koleganya mempresentasikan status kinerja DB11 ke hadapan BOD Aston Martin, desain mobil ini tentu hanya ada sebatas di pikiran desainernya. Diperlukan kolaborasi upaya dari tim engineering, manufacturing, product marketing dan finance hingga akhirnya ide mobil ini bisa terealisasikan.

“Jika flow komunikasi kita dengan departemen lain berjalan baik, kita bisa mencapai satu gagasan yang disepakati semua orang,” ungkap Marek Reichman, selaku Chief Creative Officer di Aston Martin Lagonda. “Kalau tidak, tidak akan ada mobil indah yang saat ini bisa Anda lihat pergi kemana-mana.”

Menurut Reichman, adanya kecakapan dalam mengakses dan membagikan informasi turut berperan dalam mendorong proses kreatif dan kerja tim Aston Martin.

“Untuk mencapai goals selanjutnya, desainer kami selalu menanti informasi. Waktu 24 jam saja bisa membuat perbedaan jika sudah masuk ke studio desain,” ujarnya. “Setiap hari kami menggunakan Microsoft productivity tools untuk memastikan seluruh tim mendapat informasi yang dibutuhkan, di waktu yang tepat yaitu saat mereka membutuhkannya. Hal seperti inilah yang bisa memaksimalkan kreativitas mereka, yang hasilnya bisa Anda lihat dalam desain mobilnya.”

New platform strategy

Dari sudut pandangnya sebagai chief engineering, Leathers mengumpamakan elektronik sebagai urat nadi mobil, karena bisa mencapai setiap bagian komponen kendaraan. Perumpamaan tadi juga berlaku bagi electrical engineers yang harus berkoordinasi dengan berbagai macam orang di tiap area product development, yang mencakup body kendaraan, powertrain, chassis, dan interior tim. Hal ini menjadi sangat penting, mengingat kuota produksi baru datang dari departemen (Leathers).

“Agar bisa menyelesaikan mobil tepat waktu, kami membuat satu tipe underbody dan satu set komponen listrik yang bisa kami pakai berulang kali untuk platform kendaraan berbeda,” ungkap Leathers. “Oleh karena itu, kami perlu berkomunikasi dengan cara yang berbeda, yang melibatkan lebih banyak interaksi antara platform engineers dan vehicle program application engineers selaku tim yang memodifikasi platform untuk membuat mobil berbeda. Kalau sebelumnya tim lebih banyak bekerja silo di tiap model yang berbeda, sehingga tidak ada banyak kesempatan untuk berkolaborasi.”

Untuk memfasilitasi kerja tim, Leathers dan para koleganya menggunakan Microsoft SharePoint Online team sites untuk menyimpan seluruh informasi yang didapat selama proses pengembangan suatu mobil, mulai dari tahap prototipe sampai selesai.

“Mau itu project timelines, budgets, CAD designs, atau bahkan presentasi untuk BOD, Anda bisa dengan sangat mudah mencari dan menemukan apa yang Anda perlukan di SharePoint,” ungkap Leathers. “Saya juga memiliki self-service access ke data di dashboard Power BI yang dibuat oleh tim manajemen proyek, dengan begini saya bisa mengelola sumber daya yang saya miliki dengan mudah.”

Seperti yang diketahui, membangun tiap komponen di sebuah mobil memerlukan rencana matang, mulai dari design schedule, supply lead times, build lead times, iterative improvements sampai akhirnya final production. Oleh karena itu, Leathers beserta timnya menggunakan Project Online untuk “menyatukan semuanya”.

“Management waktu itu krusial,” ujar Leathers. “Kami menggunakan task dependences yang ada di Project Online untuk memastikan semua berjalan lancar, sekalipun seandainya ada supplier yang tiba-tiba tidak bisa mengirim pesanan. Dengan begini, kami tahu bahwa critical compatibility points kami diantara elemen desain yang berbeda selalu selaras, yang artinya sejak di fase awal pengembangan kami sudah mendapat lebih banyak cohesive product dan mobil dengan kualitas yang lebih baik. Dan itu berarti, konsumen akan mendapatkan mobil dengan kualitas yang lebih baik.”

Better resource management

Stringer bersama tim manajemen programnya juga menggunakan Microsoft Project Online untuk  merasionalisasi laju produksi baru. Dia bertanggung jawab untuk mengelola portofolio program kendaraan baru, mulai dari tahap konsep sampai produksi, dan liaising dengan para desainer, engineers, manufaktur dan marketer di perusahaan. Bukan cuma 1 program, dengan bantuan Microsoft Project Online, sekarang Stringer bisa mengawasi sampai 10 program secara bersamaan.

“Dalam mengatur kegiatan ini, kami perlu mengubah cara kami bekerja menjadi lebih kolaboratif dan efisien, baik dari segi waktu maupun resources,” ujar Stringer. “Buat kami peran Project Online sangat krusial karena bisa membantu kami mengelola bisnis. Ketika kami kembali melihat portofolionya, kami jadi bisa melakukan perubahan pada alokasi sumber daya dan timelines di seluruh program. Jumlah tenaga kerja yang dikerahkan tetap sama, namun kali ini pengelolaannya jauh lebih cerdas. Dengan begini, kinerja jadi lebih efisien dan revenue yang dihasilkan jadi lebih banyak.”

Secure by design

Kolaborasi yang lebih dekat memerlukan akses informasi yang mobile dan reliable sehingga anggota tim tak perlu lagi menunggu lama untuk sekedar mendapat jawaban atau pindah ke stage development selanjutnya. Namun, bagi Aston Martin adanya mobilitas tidak boleh sampai mengorbankan faktor keamanan mengingat kekayaan intelektual yang dimiliki perusahaan ini sangat bernilai. Seiring pesatnya pergerakan perusahaan di bawah Second Century Plan, Jarvis lantas memerlukan Microsoft cloud technologies, seperti Microsoft 365 Enterprise untuk membantunya. Untuk diketahui, Microsoft 365 Enterprise menggabungkan Office 365, Windows 10, dan Enterprise Mobility + Security.

“Semua yang kami gunakan harus secure by design, nah dengan mengadopsi Office 365 kami bisa memindahkan data dari device karyawan ke OneDrive, di mana datanya sudah pasti aman karena dilindungi Microsoft cloud environment,” Jarvis mengatakan.

“Efeknya, para karyawan jadi tidak terlalu bergantung pada device yang diberikan, disamping itu mereka juga bisa bekerja dari manapun, sambil kami tetap terlindungi oleh sistem keamanan yang memang kami perlukan untuk mengamankan kekayaan intelektual perusahaan. Selanjutnya, dengan kehadiran Digital Rights Management di dalam Office 365, kami jadi punya kendali lebih untuk menentukan siapa saja yang dapat mengakses dokumen yang dibagikan secara internal maupun eksternal. Intinya, dengan manajemen berbasis cloud yang terintegrasi sederhana dan layanan yang up-to-date, Microsoft 365 mampu membawa kami selangkah lebih maju sambil tetap memberikan solusi keamanan cerdas agar (perusahaan) kami terhindar dari ancaman.”

Increased reliability for public site

Aston Martin memanfaatkan Microsoft Azure cloud computing platform untuk meng-host public-facing website miliknya. Website ini merupakan rumah bagi popular tool yang diperuntukkan bagi konsumen untuk membuat mobil Aston Martin impiannya. Disebut Car Configurator, website ini merupakan marketing device sebagai pendekatan interaktif dan personal agar hubungan dengan konsumen lebih dekat dan personal. Jadi, penting bagi website ini untuk memiliki kinerja sebagus mobil Aston Martin.

“Memasukkan sistem customer-facing kami ke dalam Microsoft cloud platform masih masuk akal baik dari segi availability maupun security,” ujar Jarvis.

“Infrastruktur yang digunakan Microsoft dalam membangun Azure cloud sangat mengesankan. Selain itu, komitmen Microsoft dalam menjaga lingkungan, membuat kami tak lagi perlu khawatir soal integritas data kami. Dengan bantuan dari Microsoft, kami jadi bisa mencapai hasil yang lebih besar dengan biaya yang jauh lebih rendah,” tambahnya.

Jarvis yakin semua yang dikerjakan tim IT nya selaras dengan tujuan Second Century Plan. “IT merupakan landasan strategi kami untuk menyambut masa depan,” jelasnya. “Tools IT yang kami pilih untuk karyawan tentunya harus memberikan laba atas investasi yang berkelanjutan. Di Aston Martin, kami menggunakan Microsoft cloud technologies, termasuk Office 365, untuk membantu navigasi jalan ke depannya.”