Iconic London Conference Center Revolutionizes Workplace with Microsoft 365

Making Collaboration Easier for Disparate Teams

QEII ICT Manager James Morris was concerned by the siloed nature of team communication he saw. “People use chat apps on their mobile devices during their breaks to connect with their friends,” he says. “It didn’t occur to them to communicate with their colleagues at work in the same spontaneous way.” Like professionals around the world, Morris and his coworkers found myriad email threads and the sheer volume of communication laborious to organize across specific projects and topics. To help fulfill his vision for a modern workplace to unify the diverse QEII workforce, he engaged London-based Microsoft Partner Network member TechQuarters to roll out Microsoft 365. Now, QEII has a wealth of collaborative apps that facilitate teamwork among its diverse staff. 

No matter what their part in bringing an event together may be, the teams at QEII find that sharing files with Microsoft OneDrive and SharePoint makes life easier. As they begin to use Microsoft Teams, Morris sees a whole new level of collaboration unfolding. They share documents, images, and communications in an individualized digital space, organized by project. Access is easily controlled. “Email and phone calls seem so old-fashioned now,” Morris says. 

The ICT team incorporates Microsoft Planner into Teams, using it to assign and plan their work. “Our ICT team loves Planner,” says Morris. “I use it on my mobile device during my commute on the train to create a task—including an explanation, a checklist, and a due date—and share it with my colleagues. It’s brilliant.”

Sealing the Deal with Go-Anywhere Devices

Like ICT managers anywhere, Morris found that some staff members weren’t as eager to adopt new technology as others. But he believes that providing Surface devices helped propel the deployment along. He took a subtle approach when working with staff who were slower to adopt the new technology. “I’d simply go and sit with someone who’d been resistant,” he recounts. “We’d talk about something unrelated to technology, and I’d bring out my Surface to access a document instantly, or bring it up on my phone. People needed no direction after that. Seeing how easily I could access what I need inspired them to use the solutions on their own.” 

Morris is gratified to see sales staff leading customers through event spaces with their Surface devices easily held in one hand. “All the information they need for the customer is right there,” he says. “The sales people can look at any system they need to access, show the client images, check availability. All of this is a huge benefit for us.”

Enhancing Security while Easing Access

The conference center’s proximity to Westminster and the Houses of Parliament brings many government events, making information security paramount. That means securing conference planning data for these events along with the information shared by attendees. 

In addition to the enhanced security required for government events, the center must meet its General Data Protection Regulation (GDPR) obligations. “James Cox at TechQuarters has done great work on GDPR and helping us get ready,” says Morris, noting that he’s created a GDPR team in the Teams app to continue that work and support ongoing compliance. “And regardless of rules, we are always concerned with security. With Microsoft Intune, part of Enterprise Mobility + Security, we can remotely manage a mobile device if we need to. Should it be lost, we can use Intune to wipe corporate information,” he adds.

Achieving a New Peak in Collaboration

“We’ve started to make people think about interacting more,” says Morris. “Until now, individual teams were very siloed. Now they think about how they can work together. The barriers between teams are disappearing.” 

Sharing leadership’s concern with employee retention, Morris was determined to equip staff with the tools of a modern digital workplace. “Deploying Microsoft 365 is by far the best decision I’ve made as an ICT manager,” he says. “I honestly think that employees understand that by investing in Microsoft 365, we are investing in them.”

Find out more about the Queen Elizabeth II Centre on Twitter, Facebook, and LinkedIn.

Revolusi Konfrensi Iconic London Bersama Microsoft 365

Membuat Kolaborasi Lebih Mudah untuk Tim yang Berbeda

Manajer TIK QEII James Morris prihatin dengan karakter komunikasi  dalam tim yang dilihatnya sudah lenyap “Orang-orang menggunakan aplikasi obrolan di perangkat seluler mereka selama istirahat untuk terhubung dengan teman-teman mereka,” katanya. “Tidak terpikir oleh mereka untuk berkomunikasi dengan kolega mereka di tempat kerja dengan cara yang sama.” Seperti para profesional di seluruh dunia, Morris dan rekan kerjanya menemukan banyak sekali  email dan volume komunikasi yang melelahkan untuk diorganisasikan dalam berbagai proyek dan topik tertentu. Untuk membantu memenuhi visinya tentang tempat kerja modern untuk menyatukan tenaga kerja QEII yang beragam, ia melibatkan anggota Jaringan Mitra Microsoft yang berbasis di London, TechQuarters untuk meluncurkan Microsoft 365. Sekarang, QEII memiliki banyak aplikasi kolaboratif yang memfasilitasi kerja tim di antara stafnya yang beragam.

Apa pun peran mereka dalam menyatukan acara, tim di QEII menemukan bahwa berbagi file dengan Microsoft OneDrive dan SharePoint membuat hidup lebih mudah. Ketika mereka mulai menggunakan Microsoft teams, Morris melihat tingkat kolaborasi yang baru berlangsung. Mereka berbagi dokumen, gambar, dan komunikasi dalam ruang digital individual, yang diorganisir oleh proyek. Akses mudah dikontrol. “Email dan panggilan telepon tampak begitu kuno sekarang,” kata Morris.

Tim TIK mengabungkan Microsoft Planner ke dalam Teams, menggunakannya untuk pentapan dan membuat rencana atas pekerjaan mereka. “Tim ICT kami menyukai Planner,” kata Morris. “Saya menggunakannya di perangkat seluler saya selama perjalanan di kereta untuk membuat tugas — termasuk penjelasan, daftar periksa, dan tenggat waktu — dan membagikannya dengan kolega saya. Itu ide yang  brilian.”

 

Membuat Kesepakatan dengan Perangkat di mana Saja

Seperti manajer TIK di mana pun, Morris menemukan bahwa beberapa anggota staf tidak bersemangat untuk mengadopsi teknologi baru seperti yang lain. Tapi dia percaya bahwa dengan menyediakan perangkat Surface membantu mendorong penyebaran. Dia mengambil pendekatan yang halus ketika bekerja dengan staf yang lebih lambat untuk mengadopsi teknologi baru. “Saya hanya pergi dan duduk dengan seseorang yang sudah kebal;,” kenangnya. “Kami akan berbicara tentang sesuatu yang tidak terkait dengan teknologi, dan saya akan mengeluarkan Surface saya untuk mengakses dokumen secara instan, atau membawanya di ponsel saya. Orang-orang tidak membutuhkan arahan setelah itu. Melihat betapa mudahnya saya dapat mengakses apa yang saya butuhkan menginspirasi mereka untuk menggunakan solusi sendiri. ”

Morris bersyukur melihat staf penjualan  sudah memimpin pelanggan melalui ruang acara dengan perangkat Surface mereka yang mudah dipegang di satu tangan. “Semua informasi yang mereka butuhkan untuk pelanggan ada di sana,” katanya. “Tenaga penjualan dapat melihat sistem apa punyang mereka butuhkan untuk mengakses, menunjukkan gambar klien, memeriksa ketersediaan. Semua ini merupakan sebuah manfaat besar bagi kami. ”

Meningkatkan Keamanan dengan Akses yang Mudah

Kedekatan pusat konferensi dengan Westminster dan Gedung Parlemen membuat banyak acara Bersama pemerintah dibua hal itu menjadikan keamanan informasi jadi sangat penting. Hal itu berarti mengamankan data perencanaan konferensi untuk acara-acara ini bersama dengan informasi yang dibagikan oleh peserta.

Selain peningkatan keamanan yang diperlukan untuk acara-acara pemerintah, pusat harus memenuhi kewajiban Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). “James Cox di TechQuarters telah melakukan pekerjaan besar pada GDPR dan membantu kami bersiap-siap,” kata Morris, telah dicatat bahwa ia menciptakan tim GDPR di aplikasi Teams untuk melanjutkan pekerjaan itu dan mendukung kepatuhan yang sedang berlangsung. “Dan terlepas dari aturannya, kami selalu peduli dengan keamanan. Dengan Microsoft Intune, bagian dari Enterprise Mobility + Security, kami dapat mengatur perangkat seluler dari jarak jauh jika perlu. Jika hilang, kita dapat menggunakan Intune untuk menghapus informasi perusahaan, ”tambahnya.

Mencapai Puncak Baru dalam Sebuah Kolaborasi

“Kami sudah mulai membuat orang berpikir tentang interaksi yang lebih banyak,” kata Morris. “Sampai sekarang, tim individu itu masih sepi. Sekarang mereka berpikir tentang bagaimana mereka dapat bekerja Bersama, Bagaimana Hambatan antar tim menghilang. ”

Berbagi kepedulian kepemimpinan dengan retensi karyawan, Morris bertekad untuk melengkapi staf dengan alat-alat dari tempat kerja digital modern. “Menyebarkan Microsoft 365 sejauh ini merupakan keputusan terbaik yang saya buat sebagai manajer TIK,” katanya. “Sejujurnya saya berpikir bahwa karyawan mengerti bahwa dengan berinvestasi di Microsoft 365, kami berinvestasi di dalamnya.” Mencari tahu lebih lanjut tentang Pusat Ratu Elizabeth II di Twitter, Facebook, dan LinkedIn.