Harnessing Modern Tech to Evolve with a Fast-Paced Industry 

As a leading provider of communications networks and digital and entertainment services, Telefónica operates in an industry synonymous with rapid change, where trends come and go quickly and opportunities in the market often have a short-term window. To meet the demands of this fast-paced industry, Telefónica launched an end-to-end digital transformation by adopting Microsoft 365 to support a new agile methodology. Telefónica’s digital transformation is all about speed—breaking down silos, accelerating the pace of business, and boosting the company’s competitive advantage. This strategy marks both an internal transformation and a shift in the way Telefónica offers services to customers.

Jaime Rodriguez-Ramos Fernandez, Director of Strategic Analysis at Telefónica, recognizes a unique moment in the telecommunications business. “The telecom world is colliding with the tech world,” says Rodriguez-Ramos. “More than anything else, Telefónica’s competitive advantage relies on moving faster. With Microsoft 365, we embrace a more agile way of working, with less hierarchy. As we collaborate across departments and work much faster, we can better grow our competitive advantage.”

“We have to prepare for change—transforming the workplace at Telefónica means providing the right tools so we can respond to industry trends and strengthen our collaborative, agile culture,” adds Enrique Blanco, Global Chief Technology Officer at Telefónica. “The need to evolve with our fast-paced industry motivated our move to Microsoft 365.”

Telefónica’s Chairman & Chief Executive Officer, José María Álvarez-Pallete, sees the workplace transformation as a complement to embracing AI to address customers’ rapidly changing expectations for service, like AI-powered in-home experiences.

“We already use AI to enhance our customer relationships, and we are really excited to work with Microsoft to further harness the power of AI services in Microsoft Azure,” says Álvarez-Pallete. The company sees the potential to increase productivity by automating daily tasks with bots created using Azure Bot Service.

“At the end of the day, these improvements reach our customers because they save time and make us more efficient as employees,” says Blanco. “Equipping our employees with workplace tools from Microsoft 365 helps us accelerate the pace of business, so we remain competitive in a digital market.” 

A Digital Journey for Change

Telefónica’s journey to Microsoft 365 began several years ago when the company decided to standardize on a single email solution, eventually choosing Microsoft Exchange Server. “In 2013, Telefónica began the migration to Office 365 after consolidating all the mail solutions in a global Exchange platform,” says Blanco. “Before this, we had approximately 30 email platforms around the world.”

Next, the company introduced Office 365 as a global, standard productivity suite, adding OneDrive and Microsoft 365 Apps for enterprise. To benefit from the enhanced security and compliance solutions within Microsoft Enterprise Mobility + Security, and to standardize on Windows 10, Telefónica deployed Microsoft 365.

“Telefónica and Microsoft have a long-term strategic relationship,” says Blanco. “We are a firm and vocal champion of citizens’ digital rights, supporting transparency and access for clients so that they can take control of their data. We consider data and user privacy, security by design, and ethical use of AI as key elements to promoting a human-centric digitization, and we know that Microsoft shares this vision with us.”

Telefónica achieved an efficient, trouble-free migration to Microsoft 365. “We migrated Telefónica Spain and Brazil in parallel at the rate of 2,000 accounts per night, with very few incidents,” says Antonio Martin Barranco, Global Workplace Transformation Head at Telefónica.

The company also took advantage of the expertise of Microsoft FastTrack and Microsoft consulting services to provide technical advice. “Our FastTrack engagement helped to guarantee the integration of new services, security functionalities, and a coherent transition to a modern, managed workplace based on cloud capabilities,” says Blanco.

The company is also migrating to Windows 10, with a goal to finish deployment in 2020. “We’re looking forward to the opportunity for continuous updates of new functionalities and security patches,” says Blanco. “So far, we’ve seen very good performance across different machines, and a rapid startup and shutdown that’s appreciated by our employees.”

Teamwork Across a Global Network

Operating in 14 countries, Telefónica faces a unique challenge—how to enable employees with the same up-to-the-minute connections it provides customers. The answer came with Microsoft Teams, rapidly emerging as the collaboration and meeting hub of choice at Telefónica. The company worked with Microsoft Partner Network member Barrabes to lead the collaboration strategy based on Teams. Today, Telefónica considers itself to be one of Western Europe’s most collaborative workforces, using the chat, document co-authoring, and calling functionality to achieve efficient, virtual teamwork.

“Telefónica achieved a huge change in collaboration, breaking barriers between employees in different geographies bringing work teams closer together in a great common user experience,” says Blanco. “Today Teams is fully deployed.”

At Telefónica, employees conduct business-building projects in Teams. “Before Teams, we had to integrate different aspects of a project that had been created in isolation from each other,” says Rodriguez-Ramos. “Now, a group of colleagues can build on the documents together and edit the project directly. This process used to take four weeks; now we can accomplish it in a matter of days.”

Once a logistical nightmare, organizing a meeting for up to 20 colleagues from several departments dedicated to various workstreams now happens seamlessly. “Executives easily coordinate off-site meetings in a highly secure, centralized hub for virtual collaboration,” says Rodriguez-Ramos.

Having a centralized workspace that the right people can access not only improves security—using Microsoft Information Protection, employees create rules that prevent them from sending confidential documents to the wrong recipient—but also makes it easier for people to get up to speed quickly when they join a project. Helmuth Corzo Gutierrez, Sales and Retail (Colombia) at Telefónica, is responsible for managing sales and customer service in Colombia. He uses Teams for scheduling, chatting with workgroups, making video calls, file sharing, and co-authoring.

  • Memanfaatkan Teknologi Modern untuk Perkembangan Indsutri yang Bergerak Cepat

Sebagai penyedia jaringan komunikasi terbuka , hiburan dan layanan digital, Telefónica beroperasi dalam industri yang identik dengan perubahan yang cepat, di mana tren terbaru mudah untuk datang dan pergi dengan cepat. Hal tersebut membuat peluang di pasar sering kali jangka survive yang pendek. Untuk memenuhi tuntutan industri yang bergerak cepat ini, Telefónica meluncurkan transformasi digital  dari awal dan akhirnya dengan mengadopsi Microsoft 365 untuk mendukung metodologi baru. Transformasi digital Telefónica berbicara tentang kecepatan, mempercepat laju bisnis, dan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Strategi ini menandai baik transformasi internal maupun transformasi cara Telefónica memberikan layanan kepada pelanggan.

Jaime Rodriguez-Ramos Fernandez, Direktur Analisis Strategis di Telefónica, mengakui bahwa terdapat momen unik dalam bisnis telekomunikasi. “Dunia telekomunikasi bertabrakan dengan dunia teknologi,” kata Rodriguez-Ramos. “Lebih dari segalanya, keunggulan kompetitif Telefónica bergantung pada pergerakan yang harus lebih cepat. Dengan Microsoft 365, kami merangkul cara kerja yang lebih gesit, dengan hierarki yang lebih sedikit. Seiring kami berkolaborasi lintas departemen dan bekerja lebih cepat, kami dapat lebih meningkatkan keunggulan kompetitif kami. ”

“Kita harus menyiapkan banyak hal untuk melakukan perubahan – mentransformasikan tempat kerja di Telefónica berarti menyediakan alat yang tepat agar kita dapat mendukung tren industri dan memperkuat budaya kerja sama kita dengan cara yang gesit,” tambah Enrique Blanco, Global Chief Technology Officer di Telefónica. “Kebutuhan untuk  mengembangkan industri kami yang serba cepat memotivasi kami untuk pindah ke Microsoft 365.”

Chairman & Chief Executive Officer Telefónica, José María Álvarez-Pallete, melihat transformasi tempat kerja sebagai pelengkap untuk merangkul AI untuk mengatasi harapan pelanggan yang sudah  berubah dengan cepat saat membutukan layanan, seperti pengalaman  yang bisa dilakukan dari rumah yang didukung AI.

“Kami sudah menggunakan AI untuk meningkatkan hubungan pelanggan kami, dan kami sangat senang bekerja dengan Microsoft  dan memanfaatkan kekuatan layanan AI di Microsoft Azure,” kata vlvarez-Pallete. Perusahaan melihat potensi untuk meningkatkan produktivitas dengan mengotomatisasi tugas-tugas harian dengan bot yang dibuat menggunakan Layanan Azure Bot.

“Pada akhirnya, perbaikan ini dapat lebih mudah menjangkau pelanggan kami, Hal itu diisebabkan penghematan waktu yang membuat kami menjadi semakin efisien,” kata Blanco. “Membekali karyawan kami dengan alat-alat kantor dari Microsoft 365 membantu kami mempercepat laju bisnis, sehingga kami tetap bisa berkompetisi di pasar digital.”

  • Perjalanan Digital untuk Perubahan

Perjalanan Telefónica ke Microsoft 365 dimulai beberapa tahun yang lalu ketika perusahaan ini memutuskan untuk melakukan standarisasi pada email mereka, dimana pada akhirnya memilih Microsoft Exchange Server. “Pada 2013, Telefónica memulai migrasi ke Office 365 setelah mengkonsolidasikan semua solusi email dalam platform Exchange global,” kata Blanco. “Sebelum ini, kami memiliki sekitar 30 platform email di seluruh dunia.”

Selanjutnya, perusahaan memperkenalkan Office 365 sebagai rangkaian standar produktivitas global, menambahkan OneDrive dan Microsoft 365 Apps for enterprise. Untuk mendapatkan manfaat dari solusi keamanan dan kepatuhan yang ditingkatkan dalam Microsoft Enterprise Mobility + Security, dan untuk standarisasi pada Windows 10, Telefónica menggunakan Microsoft 365.

“Telefónica dan Microsoft memiliki hubungan strategis jangka panjang,” kata Blanco. “Kami adalah salah satu harapan digital  untuk warga negara yang sesungguhnya. Kami mendukung transparansi dan akses bagi klien sehingga mereka dapat mengendalikan data mereka. Kami mempertimbangkan privasi data dan pengguna, keamanan dengan desain, dan penggunaan etis AI sebagai elemen kunci untuk mempromosikan digitalisasi yang berpusat pada manusia, dan kami tahu bahwa Microsoft berbagi visi ini dengan kami. “

Telefónica mencapai migrasi efisien dan bebas masalah ke Microsoft 365. “Kami melakukan migrasi Telefónica Spanyol dan Brasil secara paralel dengan laju 2.000 akun per malam, dengan sangat sedikit insiden,” kata Antonio Martin Barranco, Kepala Transformasi Tempat Kerja Global di Telefónica.

Perusahaan juga memanfaatkan keahlian Microsoft FastTrack dan layanan konsultasi Microsoft untuk memberikan saran teknis. “Keterlibatan FastTrack kami membantu penjaminan integrasi layanan baru, fungsi keamanan, dan transisi ke tempat kerja modern yang dikelola berdasarkan cloud,” kata Blanco.

Perusahaan ini juga bermigrasi ke Windows 10, dengan tujuan untuk menyelesaikan penyebaran pada tahun 2020. “Kami menantikan kesempatan untuk pembaruan terus menerus dari fungsionalitas baru dan penamnahan keamanan,” kata Blanco. “Sejauh ini, kami telah melihat kinerja yang sangat baik di berbagai mesin, dan startup  cepat yang dihargai oleh karyawan kami.”

  • Kerja Tim di Seluruh Jaringan Global

Beroperasi di 14 negara, Telefónica menghadapi tantangan unik — bagaimana memungkinkan karyawan dengan koneksi terbaru yang sama dengan yang sudah disediakan bagi pelanggan. Jawabannya datang dengan Microsoft teams, yang dengan cepat muncul sebagai sebuah kolaborasi dan pusat pertemuan  di Telefónica. Perusahaan bekerja dengan Barrabes , anggota Jaringan Mitra Microsoft untuk memimpin strategi kolaborasi berdasarkan Tims. Saat ini, Telefónica menganggap dirinya sebagai salah satu tenaga kerja yang paling kolaboratif di Eropa Barat, melakukan obrolan, mendokumentasikan penulisan bersama, dan menghidupkan fungsi untuk mencapai kerja tim virtual yang efisien.

“Telefónica mencapai perubahan besar dalam kolaborasi, memecahkan hambatan antara karyawan di daerag yang berbeda, membawa tim kerja lebih dekat bersama dalam pengalaman penggunaan teams yang luar biasa,” kata Blanco”.

Di Telefónica, karyawan melakukan proyek pengembangan bisnis melalui Teams “Sebelum menggunakan Teams, kami harus mengintegrasikan berbagai aspek proyek yang telah dibuat terpisah satu sama lain,” kata Rodriguez-Ramos. “Sekarang, sekelompok kolega dapat membangun dokumen bersama dan mengedit proyek secara langsung. Proses ini biasanya memakan waktu empat minggu; sekarang kita bisa menyelesaikannya dalam hitungan hari. “

Mengorganisir pertemuan hingga mencapai 20 kolega dari beberapa departemen merupakan mimpi buruk untuk logistic pada jaman dahulu. Namun dalam proses mengumpulkan setiap departemen yang didedikasikan untuk berbagai aliran pekerjaan, terlaksana sangat mulus saat kimi. “Para eksekutif dengan mudah mengoordinasikan pertemuan di luar lokasi dengan sangat aman dan terpusat untuk kolaborasi virtual,” kata Rodriguez-Ramos.

Memiliki ruang kerja terpusat yang dapat diakses oleh orang yang tepat  dan tidak hanya meningkatkan keamanan, menggunakan Perlindungan Informasi dari Microsoft, karyawan dapat membuat aturan yang dapat  mencegah mereka mengirim dokumen rahasia ke penerima yang salah. Namun  juga memudahkan orang untuk lebih cepat ketika mereka bergabungl dengan sebuah proyek. Helmuth Corzo Gutierrez, Penjualan dan Eceran (Kolombia) di Telefónica, bertanggung jawab untuk mengelola penjualan dan layanan pelanggan di Kolombia. Dia menggunakan Teams untuk menjadwalkan, mengobrol dengan kelompok kerja, melakukan panggilan video, berbagi file, dan menulis Bersama.