Document Management System (DMS): Ini Fitur dan Manfaatnya
Suatu perusahaan tentunya menggunakan banyak dokumen untuk menjalankan operasional bisnisnya. Document Management System atau DMS adalah solusi yang perlu diterapkan untuk memastikan pengelolaan dokumen perusahaan berjalan dengan lancar.
Berikut ini penjelasan mengenai apa itu DMS, fitur dan manfaatnya yang perlu diketahui.
Apa itu DMS?
Document Management System atau yang disingkat DMS adalah sistem berbasis perangkat lunak yang diperuntukan untuk mengelola, menyimpan, mencari, dan berbagi dokumen secara digital.
Adanya sistem manajemen dokumen adalah upaya untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola dokumen secara efisien. Sekaligus meningkatkan produktivitas dan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik.
Manfaat DMS
Ada banyak manfaat sistem pengelolaan dokumen untuk bisnis Anda, beberapa diantaranya seperti:
Memudahkan manajemen dokumen
Salah satu manfaat DMS adalah memudahkan perusahaan dalam mengelola, mengindeks, dan mengklasifikasikan dokumen. Hal ini karena dokumen dalam DMS berbentuk digital bukan dalam bentuk kertas fisik.
Mempercepat pencarian dokumen
Dengan DMS, pencarian dokumen juga akan lebih mudah. Hal ini karena dokumen yang tersimpan dalam DMS telah terindeks, sehingga Anda tidak perlu mencari secara manual.
Meningkatkan keamanan dokumen
Document Management System memiliki akses ke berbagai akun yang dapat Anda sesuaikan pengaturannya. Dengan begitu, Anda dapat menjaga keamanan dokumen yang berisi informasi penting dan sensitif.
Mendukung kolaborasi tim
Sistem pengelolaan dokumen juga memungkinkan penggunanya untuk berbagi dokumen antar sesama rekan kerja. Beberapa fitur kolaborasi yang umumnya ada pada DMS seperti fitur komentar, catatan revisi, dan edit dokumen bersama.
Mempermudah audit operasional
Penggunaan DMS juga dapat membantu perusahaan mematuhi regulasi dan kebijakan yang berlaku dengan lebih baik. Semua dokumen operasional yang ada akan tercatat dengan baik dan memudahkan proses audit.
Menghemat ruang penyimpanan
Dokumen yang disimpan dalam DMS akan disimpan ke dalam server cloud, sehingga Anda tidak memerlukan gudang maupun ruang penyimpanan khusus. Selain itu, penggunaan dokumen digital juga lebih ramah lingkungan.
Fitur DMS Auditrunner
Setiap DMS memiliki fitur yang berbeda, seperti DMS dalam Auditrunner yang menawarkan fitur sebagai berikut:
Secure Document Management
Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat, merevisi, dan mendistribusikan semua dokumen di satu platform. Sehingga memastikan keamanan dokumen yang Anda kelola.
Action Plan Follow-Up
Melalui fitur ini, Anda dapat melaporkan dan melacak kemajuan semua rencana kerja dalam dokumen. Selain itu, fitur ini juga dapat mengirimkan pemberitahuan berkala kepada pemilik dokumen ketika terdapat tenggat waktu yang semakin dekat.
Enterprise Memory
Fitur lain dari DMS adalah Enterprise Memory, dimana nantinya perusahaan dapat membentuk gudang data untuk analisis bisnisnya, termasuk manajemen kinerja bisnis, analisis prediktif, dan masih banyak lagi.
Auditrunner: Software DMS Terbaik Untuk Perusahaan
Manajemen dokumen yang baik dalam suatu perusahaan tentunya akan meningkatkan kinerja bisnis dari perusahaan tersebut. DMS adalah salah satu strategi yang dapat Anda terapkan untuk mewujudkannya.
AMT IT Solutions sebagai Auditrunner Official Partner dapat membantu Anda menyediakan solusi pengelolaan dokumen dan manajemen audit terbaik. Untuk konsultasi dan informasi selengkapnya, hubungi marketing@amt-it.com atau klik ikon WhatsApp.
