Kupas Tuntas Agile Auditing dan Keuntungannya Bagi Perusahaan
Melalui perkembangan teknologi dan zaman yang semakin hari, semakin canggih, sangat mustahil bagi tim internal audit untuk memprediksi gangguan pasar, perubahan peraturan mendadak, dan ancaman terhadap privasi data maupun cybersecurity yang tidak terduga. Jadi, bagaimana cara agar departemen audit dapat terus mengikuti alur bisnis yang dinamis, sementara tetap memberikan jaminan tepat waktu dan insight yang berharga?
Sayangnya, hal semacam ini tidak bisa dicapai jika menggunakan pendekatan audit tahunan yang masih tradisional. Alasannya tentu karena pendekatan tradisional tidak menawarkan fleksibilitas.
Untuk menambah nilai atau menjadi mitra bisnis strategis yang dipercaya, tim internal audit dituntut untuk berkembang, yang mana prosesnya bisa dibantu dengan agile auditing.
Perlu diketahui bahwa mengadopsi pendekatan agile dapat mengurangi biaya, serta waktu audit. Hal ini juga sangat tepat untuk meningkatkan kualitas audit secara keseluruhan.
Keuntungan agile auditing lainnya adalah, dapat meningkatkan komunikasi, memungkinkan perencanaan berulang, menambah fleksibilitas, meningkatkan kemampuan untuk merespon kebutuhan bisnis yang muncul, serta memberdayakan lebih banyak peran individu.
Asal Mula Agile Auditing
Metodologi agile dikembangkan tahun 2001 oleh sekelompok pimpinan yang saat itu mengira bahwa industri software tak akan mampu mengikuti alur dan arus perkembangan teknologi yang begitu pesat.
Meski telah dilakukan pengembangan selama beberapa tahun hingga akhirnya produk berhasil disempurnakan dan diluncurkan, sayangnya, produk tersebut tak lagi bisa memenuhi kebutuhan konsumen.
Di sinilah pendekatan agile memainkan peran untuk membantu industri software menjawab tantangan masa kini, mengurangi risiko dan biaya, serta mengumpulkan feedback untuk pengembangan software selanjutnya.
Dalam skenario ini, keuntungan utama menggunakan pendekatan agile adalah membantu tim pengembang mendapatkan feedback dengan cepat, bahkan di saat produk masih dikembangkan. Hasilnya, saran yang didapatkan bisa segera diintegrasikan walaupun fase pengembangan masih sedang berlangsung. Hal semacam ini tentu tidak akan bisa dilakukan jika menggunakan pendekatan “waterfall”, karena satu step harus terlebih dahulu diselesaikan sebelum pindah ke step selanjutnya.
Kini, pendekatan agile sudah banyak diadopsi oleh berbagai industri di luar industri software maupun teknologi.
Perbedaan Antara Agile dan Tradisional Auditing
Perbedaan utama antara agile dan tradisional auditing terletak pada prosesnya yang fleksibel dan berulang secara berkelanjutan mengikuti “sprints” (batasan waktu untuk planning, work, dan increased collaboration) Selain itu, agile auditing fokus kepada kolaborasi dan komunikasi berkelanjutan, baik antar tim audit maupun stakeholder.
Pada tradisional auditing, step planning, fieldwork, review, dan reporting bisa memakan waktu hingga delapan minggu atau lebih. Sedangkan pada agile auditing, seluruh step bisa dilakukan dalam waktu yang relatif lebih singkat.
Keuntungan Agile Auditing
Meningkatkan Perencanaan Audit Internal
Agile auditing dirancang secara fleksibel dan berulang. Artinya, audit dengan pendekatan agile memungkinkan dilakukannya update dan susunan skala prioritas berdasarkan risiko dan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, komunikasi antar tim menjadi lebih intens dan santai, dikarenakan reporting tak lagi dibuat dalam bentuk laporan formal melainkan melalui dashboard dan update.
Respon Lebih Cepat Terhadap Pengubahan Bisnis
Agile auditing memungkinkan Anda untuk mengubah resources seiring berubahnya prioritas. Setiap dua atau tiga minggu (atau tergantung pada lamanya sprint) tim audit akan meninjau kembali prioritas, tasks, dan goals perusahaan.
Hal ini bertujuan untuk membantu tim mengidentifikasi berbagai isu major, dibandingkan hanya menunggu sampai proses audit yang biasanya memakan waktu hingga delapan minggu selesai.
Hasilnya, tim audit menjadi lebih responsive dibandingkan tim harus secara ketat mengikuti rencana yang lebih lama dan lebih intensif dalam menggunakan sumber daya.
Memberdayakan Tim Internal Audit
Agile auditing fokus pada peran tim. Dengan agile auditing, tim bisa memutuskan untuk tetap melanjutkan proyek atau melakukan perubahan berdasarkan insights yang ditemukan selama sprint.
Sebagai informasi, keputusan dapat dibuat langsung oleh staf mengikuti parameter dan guidelines yang telah ditetapkan senior.
Mempercepat Siklus Delivery
Bekerja dalam sprints membuat auditor bisa memeriksa dan menyesuaikan pekerjaannya setiap dua hingga tiga minggu sekali tanpa perlu menunggu akhir siklus.
Ini berarti step planning, fieldwork, dan review bisa dilakukan lebih cepat, begitu juga dengan hasil dan insights yang didapat bisa lebih cepat.
Meningkatkan Values Dan Risk-Specific Insights
Dengan menyederhanakan pekerjaan dan dokumentasi, pendekatan agile membantu auditor internal untuk fokus pada insight, risks, dan opportunities yang diperlukan stakeholders.
Selain itu, pendekatan agile juga memungkinkan audit internal menjadi lebih adaptif dan membantu tim mendapatkan hasil yang diinginkan C-suite dan para eksekutif.
Jenis Metodologi Agile Auditing
Agile adalah pendekatan yang melibatkan sejumlah metodologi project management. Metodologi yang Anda pilih nantinya tergantung pada kebutuhan tim, prioritas, pendekatan, dan tujuan perusahaan. Dua metodologi yang paling populer adalah Scrum dan Kanban. Berikut penjelasannya:
- Scrum
Metodologi Scrum mengandalkan kolaborasi tim yang mengerjakan sejumlah proyek audit dengan jangka waktu singkat. Pada metodologi ini, progress dapat di-track dengan membagi aktivitas audit ke dalam kategori backlog, to do, in progress, dan done tasks.
Di samping itu, tim Scrum biasanya mengatur dirinya sendiri dan menentukan tugas yang harus diselesaikan dalam setiap sprint. Tim akan menentukan dan merencanakan aktivitas audit dan deliverable yang akan menjadi fokus setiap sprint. Ada banyak elemen metodologi Scrum yang dapat diterapkan untuk audit.
2. Kanban
Serupa dengan Scrum, metodologi Kanban melibatkan tracking untuk mengetahui progress audit yang dikategorikan menjadi work to do, work in progress, dan work done.
Bedanya, metodologi Kanban membatasi jumlah aktivitas di kategori “work in progress” (jumlah ini ditentukan oleh manajer tim). Terdapat 4 prinsip dasar metodologi Kanban:
- Visualisasikan pekerjaan (biasanya dengan menggunakan Post-it notes dan/atau papan tulis, atau project planning software) untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi.
- Batasi jumlah work in progress (untuk memastikan kapasitas kerja tim tidak overload.)
- Ukur dan optimalkan flow kerja dan metrics agar bisa memprediksi masalah di masa depan.
- Terus tingkatkan kinerja.
Rahasia Audit Internal Jadi Lebih Mudah!
Pesatnya perkembangan teknologi informasi diharapkan dapat memudahkan pekerjaan auditor di perusahaan. Tim AMT IT Solutions sendiri melihat bahwa Auditing menjadi salah satu sektor yang penting, karena terbukti dapat mengurangi risiko terjadinya selisih, kehilangan, kecurangan, serta memastikan kalau prosedur yang dilakukan sudah mengikuti standar perusahaan.
Akan tetapi, proses audit kerap memakan waktu lama dan melibatkan kolaborasi banyak pihak. Agar proses auditing jadi lebih mudah, Anda bisa menggunakan bantuan teknologi perangkat lunak yang dapat mengelola seluruh alur kerja audit.
AuditBond dari Diligent adalah software audit yang bisa menjadi pilihan terbaik Anda. AuditBond dapat meningkatkan kapasitas dan kolaborasi dalam tim dengan tersedianya template kerja dan workflow yang sudah terstandarisasi, reusable risk dan control matrices, project roll-forwards, dan one-click reports.
Dengan adanya audit planning dan workflow, Anda dapat mengelola dan memonitor risk-based audit plan, jadwal tim audit, control issue, dan remediasi issue. Anda pun dapat lebih fleksibel dalam melakukan testing procedure. AuditBond sudah terintegrasi dengan data analytics yang dapat menganalisa 100% data yang Anda miliki dan juga dapat diotomasikan, sehingga assurance perusahaan Anda selalu terjaga.
