Mencegah dan Mendeteksi Fraud Lebih Mudah Dengan Data Analytics
Jika saat ini Anda belum menggunakan data analytics, hal ini sangat disayangkan karena bisa membantu mencegah dan mendeteksi fraud data.
Pada tahun 2016, Committee of Sponsoring Organizations for the Treadway Commission mengeluarkan Fraud Risk Management Guide. Panduan ini bertujuan mendorong para auditor untuk memanfaatkan data analytics dalam keseluruhan proses manajemen fraud yang meliputi assessment, prevention, detection, investigation, dan reporting untuk mencegah fraud data.
Saat ini, penggunaan data analytics dan data mining sendiri masih jarang digunakan dalam menanggulangi fraud. Hal ini turut dibenarkan oleh Auditor General of Canada saat merilis laporan yang mengatakan, bahwa pemerintah saat ini terbukti belum memaksimalkan penggunaan data analytics dalam upaya pencegahan manipulasi pengadaan barang dan jasa.
Atas dasar itulah, guna meningkatkan kinerja pemerintah, Auditor General of Canada merekomendasikan penggunaan data analytics, data mining, dan monitoring program. Jadi, seberapa penting peran data analytics dalam membantu para tim auditor menanggulangi fraud? Simak ulasan lengkapnya berikut ini. Peran Data Analytics Dalam Menanggulangi manipulasi data
Mengevaluasi kelemahan pada kontrol yang ada
Di beberapa area yang berpotensi memiliki risiko tinggi, tim auditor bisa memanfaatkan data analytics untuk mencari kelemahan kontrol dan anomali yang menjadi indikator fraud. Selanjutnya, tim auditor dapat menyusun strategi data analysis yang tepat untuk setiap faktor risiko.
Sebagai contoh, bayangkan perusahaan Anda memiliki inventaris berharga atau barang yang sifatnya mudah dicuri. Maka, kemungkinan munculnya risiko pencurian barang mengintai perusahaan Anda. Di kasus seperti ini, penerapan fraud monitoring plan dalam analytics test, yang meliputi pemantauan jumlah inventaris yang digunakan untuk kepentingan produksi atau penjualan, identifikasi penghapusan data dan penggunaan management override dapat dilakukan untuk menyelaraskan tingkat persediaan (inventaris).
Melalui contoh kasus di atas, dapat disimpulkan bahwa fraud monitoring plan dapat sangat membantu di area yang berpotensi memiliki risiko tinggi. Selain itu, penerapan monitoring plan dalam analytics test juga membantu para tim auditor mendapatkan jawaban pertanyaan 4W mencakup Why, What, Where, dan What’s Next yang biasa digunakan untuk mencari inti masalah.
Mendukung Perencanaan Fraud Monitoring
Seperti yang disebutkan sebelumnya, fraud monitoring plan terbukti sangat bermanfaat dalam membantu tim auditor dalam menjawab pertanyaan 4W.
Sebagai contoh, inventaris bisa saja dinyatakan rusak, dihapus dari sistem, atau bahkan dibawa pulang karyawan tanpa sepengetahuan tim manajemen terkait. Untuk mencegah fraud, perusahaan bisa menerapkan konsep separation of duties sehingga seorang karyawan tidak bisa melakukan dua aksi berbeda seperti rusak dan menghapus data pada satu inventaris.
Dalam skenario ini, data analytics mampu mengidentifikasi seluruh karyawan yang melakukan kecurangan (fraud) seperti di atas. Nantinya, karyawan yang sama tidak boleh melakukan dua aksi penggantian status dan menghapus data sekaligus. Seandainya nama si karyawan muncul di dua aksi tersebut, maka auditor patut melakukan tindakan atau bahkan investigasi lebih lanjut
Menemukan Fraud Triangle
Perlu diketahui bahwa peran data analytics juga memberikan manfaat tambahan lainnya. Meskipun sudah banyak auditor sudah tidak asing lagi dengan konsep “fraud triangle” (opportunity, pressure, dan rationalization), faktanya masih ada beberapa di antara mereka yang tidak paham dengan cara penggunaan data analysis terhadap fraud triangle. Padahal, penggunaan data analysis bisa sangat membantu para auditor dalam menganalisa semua aspek di dalam fraud triangle. Berikut peran data analysis terhadap fraud triangle:
- Membuat calon pelaku fraud merasa cemas karena takut ketahuan. Ketika data dianalisa dan para karyawan mengetahui bahwa auditor tengah memantau dan memperhatikan pola yang ada, kemungkinan terjadinya kecurangan akan lebih kecil.
- Dapat mendeteksi fraud lebih awal. Laporan Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) di tahun 2016 mengungkapkan jika digunakan dengan benar, data analytics mampu mengurangi durasi fraud sebanyak 50% dan kerugian sebanyak 60%.
- Mengerucutkan fokus investigasi tim auditor. Ketika tim auditor menggunakan data analytics, tim auditor menjadi lebih paham terkait apa yang sedang dicari dan di mana mencarinya, terlepas dari berbagai macam data dari sumber berbeda.
- Memiliki bukti pendukung untuk penuntutan. Penemuan bukti yang dilakukan menggunakan data analytics dapat mendukung pernyataan tim auditor di hadapan juri saat menggelar kasus penuntutan.
Langkah Melakukan Investigasi Fraud
Setelah Anda mengetahui peran penting data analytics dalam mencegah fraud data, pertanyaan yang muncul selanjutnya adalah bagaimana cara menerapkan data analytics pada fraud management process? Berikut kami jabarkan tujuh langkah melakukan investigasi fraud:
- Tentukan tujuan investigasi dengan cara mengidentifikasi alasan Anda melakukan investigasi beserta goals nya.
- Tentukan indikator fraud dengan menjabarkan ciri-ciri adanya fraud di dalam suatu data.
- Identifikasi sumber data apa saja yang diperlukan. Anda bisa bertanya pada tim IT atau pemilik bisnis untuk menentukan waktu dan sumber daya yang tepat.
- Mulai cari data yang dibutuhkan dan simpan agar data tetap aman (bisa dimulai dengan mencari metode terbaik untuk memperoleh data, format file, mekanisme transfer data, dan lain sebagainya.
- Tentukan seberapa bisa diandalkan data yang diperoleh dan cara Anda menilai integritas dan kelengkapan (datanya).
- Lakukan uji integritas dan kelengkapan data.
- Jelaskan analytics test yang akan dilakukan, hasil yang diharapkan, dan analisis tindak lanjutnya.
Dalam kasus suspected fraud, tim auditor harus melakukan verifikasi data dan hasil analisis dengan sumber dokumen atau membandingkannya dengan sumber elektronik lainnya. Perlu diperhatikan bahwa saat melakukan analisis, tim auditor harus menelusuri data yang bertujuan untuk membuktikan asumsi dan hasil analisis.
Jadikan Data Analytics Sebagai Bagian Fraud Risk Management Anda
Begitu banyak studi dan survei CFO dan CAE yang menekankan pentingnya data extraction, data analysis, dan data visualization. Khususnya untuk data analysis, selain bermanfaat untuk mencegah dan mendeteksi manipulasi data, penerapannya terhadap risk management juga berfungsi untuk menguji kontrol kritis dan menilai efisiensi serta efektivitas proses.
Menyadari manfaat tersebut, AMT IT Solutions berkomitmen untuk membantu perusahaan memerangi fraud bersama Galvanize, leader di bidang governance, risk, dan compliance (GRC). Bersama Diligent, kami perkenalkan pada Anda cara mudah deteksi fraud dan berbagai solusi pencegahan lainnya yang bisa Anda pilih.
