7 Risiko Jika Perusahaan Menerapkan Document-Based Audit

word processing documents

Auditor yang mengandalkan word processing documents dan spreadsheets dapat dengan mudah menghadapi sejumlah risiko dan tantangan administratif. Pada artikel kali ini kami akan membahas pentingnya perusahaan melakukan peralihan ke audit modern yang melibatkan bantuan teknologi dan secara perlahan mulai meninggalkan audit manual dengan segala risikonya.

Pada tahun 80 hingga 90-an, banyak organisasi audit berskala enterprise mulai berpindah meninggalkan metode hard copy audit files dan working papers. Salah satu alasan dibalik keputusan ini adalah para auditor yang menilai hard copy sangat menyulitkan mereka untuk berkolaborasi dan berbagi files. Para auditor kemudian mulai menggunakan word processing documents dan spreadsheets sebagai cara utama dalam mengolah dan mendokumentasikan prosedur, hasil, serta bukti audit.

Namun cara ini justru mengakibatkan sejumlah masalah baru, seperti:

1. Informasi yang Berada dalam Documents maupun Spreadsheets Rentan Menjadi Dark Data

Ketika data terperangkap dan terkumpul dalam documents, data berisiko menjadi dark data. Sebagai contoh, dark data tidak mungkin untuk dicari, dirujuk, dianalisis, diekspor, dilaporkan, atau diakses di perangkat seluler. Pengaksesan data melalui semua tindakan tersebut diperlukan bagi tim auditor untuk memberikan wawasan berharga dan mendukung pengambilan keputusan.

2. Documents Tidak Melindungi Integritas Data

Pada proses audit, metadata seperti pemberian tick marks, catatan tinjauan, komentar auditor, dan link referensi antar documents disematkan ke dalam file. auditor dihadapkan pada risiko integritas data yang signifikan.

Perlu diketahui bahwa dokumen tidak dapat menerapkan integritas referensial, karena beberapa pengguna dapat mengakses, keakuratan, dan konsistensi data tersebut dapat terus berubah.

3. Sulit Menjaga Relasi Data dan Informasi

Dokumen bukan merupakan database, sangat sulit bagi auditor untuk menjaga relasi informasi antar data dalam file yang berbeda. Hyperlink maupun fitur pada dokumen lainnya tidak dapat diandalkan.

Selain itu, sistem yang memiliki beberapa dokumen berbeda namun saling terhubung dengan referensi seperti hyperlink, rentan terhadap data loss baik akibat file yang corrupted, diedit oleh user berbeda, atau pemindahan lokasi yang menyebabkan rusaknya link referensi. Hal ini akan mengakibatkan terhambatnya performa karena adanya kekacauan pada dokumen.

Data Integrasi

4. Exporting dan Archiving Data Audit Di Luar Dokumen Menjadi Mustahil

Informasi hyperlink di dalam dan di antara dokumen atau biasa disebut sebagai deep linking, memerlukan metadata yang disematkan pada documents, dengan referensi yang disimpan pada sistem perangkat lunak. Dengan kata lain, ada beberapa dokumen yang isinya saling ketergantungan. Hal ini akan mengakibatkan dokumen sulit untuk di export atau di archived untuk backup, karena jika hanya mengekspor salah satu dokumennya saja, isi dokumen tersebut akan menjadi error, selain itu dokumen lainnya sebagai pemasok informasi juga menjadi tidak diikutsertakan.

5. Roll Forward Audit Harus Dilakukan Secara Manual

Ketika dokumen audit dibuka dan diolah menggunakan dokumen, mustahil bagi user untuk dapat mengupdate secara otomatis. Ketika auditor menggunakan dokumen, update harus dilakukan secara manual untuk menghindari erratic behaviour. Dampaknya adalah, waktu Anda yang sangat berharga menjadi tersita.

Update Maintenance

6. Rentan Mengalami Software Version Conflicts dan Kesulitan Upgrade

Seiring berjalannya waktu, Microsoft Office dan aplikasi document-editing software lainnya mengalami pembaharuan yang ikut mengakibatkan pengubahan pada format file. Sayangnya, ketergantungan integrasi dapat merusak kompatibilitas software audit . Hal ini lantas menciptakan kondisi Microsoft Office yang sudah di upgrade memaksa software audit untuk ikut melakukan upgrade atau adanya pengubahan metadata yang diperlukan, namun memiliki risiko terhadap integritas.

7. Memerlukan Tanggung Jawab Pemeliharaan

Menciptakan sekaligus mengelola dokumen yang memiliki metadata memerlukan investasi tempat penyimpanan data dengan aplikasi lokal dan web browser plugin yang kompleks. Tetapi, karena di hosting secara individu dan lokal, aplikasi ini jadi membebankan kerja tim IT yang harus selalu melakukan pengecekan dan upgrade terhadap instalasi, serta siaga untuk menangani berbagai isu kompatibilitas yang muncul.

Cara Ampuh Menghilangkan Risiko Audit

Jika saat ini perusahaan tempat Anda bekerja pernah mengalami sejumlah kasus seperti yang kami gambarkan? Lalu Anda ingin menghentikan risiko tersebut, namun tidak tahu harus bagaimana dan mulai dari mana? Tenang, kami akan beritahu caranya!

Jika semua risiko tersebut karena Anda menggunakan cara manual, maka hal pertama yang harus Anda lakukan adalah beralih ke metode audit modern. Audit modern sendiri yaitu audit yang memanfaatkan bantuan software komputer seperti AuditBond dari Galvanize.

Kenapa harus AuditBond? Merupakan produk dari leader GRC platform Galvanize, AuditBond telah dirancang sedemikian rupa agar mudah digunakan para auditor. Hasilnya, beban kerja dalam mengelola audit workflow jadi lebih ringan dan proses audit lebih efisien.

Sebagai salah satu mitra resmi Galvanize di Indonesia, AMT IT Solutions turut menyediakan AuditBond. Dilengkapi dengan mesin dan teknologi canggih, software audit AuditBond bisa menjadi jawaban terhadap tantangan audit di perusahaan Anda. Hubungi kami untuk cari tahu keunggulan AuditBond yang sayang untuk Anda lewatkan.