10 Contoh Kesalahan dalam Audit ISO dan Cara Mencegahnya
Audit ISO adalah pemeriksaan sistem manajemen suatu perusahaan untuk memastikan kesesuaiannya dengan standar ISO yang berlaku. Jenis audit ini berfungsi untuk menilai apakah sistem manajemen perusahaan telah diterapkan sesuai standar ISO.
Berikut ini beberapa contoh kesalahan dalam audit ISO yang perlu diperhatikan dan cara menghindarinya.
1. Tidak Memahami Persyaratan ISO
Kesalahan audit ISO yang umumnya terjadi adalah karena kurangnya pemahaman terhadap kewajiban dalam ISO. Hal ini dapat membuat audit menjadi kurang efektif sehingga tidak dapat digunakan untuk memperbaiki sistem manajemen.
Untuk mencegahnya, pastikan semua orang yang terlibat dalam proses audit perlu benar-benar memahami isi dan tujuan standar ISO. Anda dapat memberikan pelatihan dan membuat panduan yang dapat dipahami orang semua orang.
2. Tidak Memiliki Perencanaan yang Matang
Proses audit yang dilakukan secara tergesa-gesa tanpa fokus yang jelas terjadi karena perencanaan audit yang kurang matang. Untuk mencegahnya kesalahan audit, Anda dapat mulai merencanakan audit secara menyeluruh dengan menerapkan ruang lingkup, jadwal, area yang diaudit, serta menyiapkan data yang dibutuhkan sejak awal.
3. Tidak Menjalankan Audit Internal
Banyak perusahaan yang menganggap audit internal sebagai formalitas. Padahal, proses audit internal penting untuk mengevaluasi apakah sistem manajemen suatu perusahaan sudah sesuai standar. Audit internal perlu dilakukan secara rutin agar efektif, serta didokumentasikan dengan baik untuk mendukung persiapan audit eksternal.
4. Mengabaikan Kepatuhan Dokumen dan Prosedur
Kurangnya pemeriksaan mendalam terhadap dokumentasi serta prosedur dapat menurunkan kualitas audit Anda. Untuk itu, auditor perlu memeriksa dengan cermat semua dokumen dan prosedur, serta memastikan kesesuaiannya dengan persyaratan ISO yang berlaku.
5. Tidak Mengidentifikasi Risiko Dengan Tepat
Contoh kesalahan dalam audit lainnya yaitu ketika auditor gagal dalam mengenali risiko yang memengaruhi kualitas atau kepatuhan sistem manajemen. Untuk mengatasinya, Anda dapat menerapkan pendekatan berbasis risiko agar potensi risiko dapat diidentifikasi dan dikelola dengan baik selama proses audit.
6. Terlalu Fokus Pada Kelemahan Tanpa Solusi
Proses audit yang hanya berfokus pada kelemahan tanpa solusi dapat menurunkan semangat tim dan menghambat perkembangan. Untuk itu, auditor perlu memberikan rekomendasi perbaikan yang jelas dan dapat diterapkan, sehingga audit menjadi proses yang konstruktif dan bermanfaat.
7. Tidak Melakukan Analisis Data yang Mendalam
Hasil audit akan menjadi kurang akurat jika tidak dianalisis dengan baik, sehingga mungkin terdapat potensi masalah yang terlewat. Untuk itu, analisis data perlu dilakukan secara menyeluruh dengan melihat tren, pola, serta isu yang dapat memengaruhi kualitas dan kepatuhan.
8. Tidak Melibatkan Pihak Terkait dalam Proses Audit
Kurangnya keterlibatan pihak terkait seperti manajer dan pekerja dapat membuat audit kurang memahami kondisi nyata di lapangan dan menimbulkan kesalahan audit. Untuk itu, Anda dapat melibatkan semua pihak yang relevan dalam setiap tahap audit, mulai dari wawancara hingga evaluasi hasil.
9. Tidak Melakukan Tindak Lanjut Audit
Tanpa adanya tindak lanjut yang jelas, audit sering kali tidak membawa perbaikan nyata pada sistem manajemen. Untuk itu, setiap temuan harus ditindaklanjuti secara terjadwal dan didokumentasikan dengan baik untuk memastikan masalah benar-benar diselesaikan.
10. Tidak Menggunakan Teknologi yang Tepat
Salah satu contoh kesalahan dalam audit lainnya adalah menggunakan audit manual tanpa dukungan teknologi yang tepat. Selain memakan lebih banyak waktu, hal ini juga dapat menimbulkan kesalahan. Untuk mengatasinya, Anda dapat memanfaatkan software audit seperti Auditrunner untuk proses yang lebih cepat, akurat, dan efisien.
Gunakan Auditrunner Untuk Mencegah Kesalahan Audit
Setelah memahami beberapa contoh kesalahan dalam audit ISO, Anda dapat mulai meningkatkan kualitas audit Anda untuk mencegahnya terjadi. Salah satunya dengan menggunakan software audit yang tepat seperti Auditrunner.
AMT IT Solutions sebagai Auditrunner Official Partner dapat membantu Anda menyediakan solusi software audit untuk memenuhi kebutuhan Anda. Untuk konsultasi dan informasi selengkapnya, hubungi marketing@amt-it.com atau klik ikon WhatsApp.
