Mengenal Dokumen Perusahaan dan Fungsinya Untuk Legalitas Perusahaan
Dokumen perusahaan adalah bagian penting dalam pencapaian kesuksesan tata kelola dan kepatuhan di suatu perusahaan. Lalu, apa saja fungsi dari dokumen perusahaan? Simak selengkapnya di sini.
Apa Itu Dokumen Perusahaan?
Corporate records atau dokumen perusahaan adalah dokumen resmi yang secara hukum diwajibkan untuk ditunjukkan bahwa suatu perusahaan menjalankan operasionalnya sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Dokumen ini secara formal mencatat semua keputusan, tindakan, dan struktur organisasi perusahaan. Tujuannya untuk menunjukkan kepatuhan terhadap hukum, melindungi kepentingan perusahaan, dan mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
Komponen Dokumen Perusahaan
Berikut ini beberapa komponen yang yang termasuk ke dalam dokumen perusahaan:
1. Anggaran Dasar dan Peraturan Perusahaan
Berisi dokumen dasar yang menjelaskan tujuan perusahaan, struktur organisasi, serta aturan operasional yang mengatur jalannya perusahaan.
2. Risalah Rapat
Dokumen risalah rapat berisi tentang catatan rinci dari rapat pemegang saham dan dewan direksi. Mencakup pembahasan penting, keputusan yang diambil, serta tindak lanjut yang harus dilakukan.
3. Daftar Saham
Dokumen daftar saham berisi catatan mengenai transaksi saham, kepemilikan saham, serta informasi lainnya yang saling berkaitan dalam struktur perusahaan.
4. Kebijakan dan Resolusi
Isi dari dokumen perusahaan ini adalah penjelasan mengenai sikap dan kebijakan perusahaan terhadap isu-isu tertentu, serta keputusan resmi yang disetujui oleh dewan direksi.
Fungsi Dokumen Perusahaan
Ada beberapa fungsi dari pengadaan dokumen perusahaan, seperti:
1. Kepatuhan Hukum (Compliance)
Dokumen perusahaan diwajibkan oleh undang-undang sebagai bukti bahwa perusahaan kepatuhan hukum dengan benar dan sesuai aturan.
2. Perlindungan Tanggung Jawab (Liability Protection)
Dokumen yang tertata dengan baik dapat membantu menjaga pemisahan antara tanggung jawab hukum perusahaan serta aset pribadi pemilik atau anggota dewan.
3. Efektivitas Dewan Direksi (Board Effectiveness)
Pengadaan dokumen perusahaan memberikan konteks historis atas keputusan yang diambil, sehingga dewan direksi dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan terinformasi.
4. Tata Kelola yang Baik
Pengelolaan dokumen yang rapi menunjukkan bahwa perusahaan dikelola secara sehat dengan praktik tata kelola yang baik serta mencerminkan struktur manajemen yang bertanggung jawab.
5. Akuntabilitas (Accountability)
Semua keputusan dan tindakan yang terdokumentasi menciptakan tanggung jawab yang jelas bagi dewan direksi, pimpinan, dan karyawan. Sehingga membantu pencapaian tujuan strategis perusahaan.
Persiapkan Dokumen Perusahaan dengan Baik
Menjaga dokumen perusahaan adalah cerminan dari perusahaan yang dikelola dengan baik dan patuh terhadap peraturan. Dengan memahami apa itu dokumen perusahaan dan mengapa hal ini penting merupakan langkah pertama menuju pengelolaan yang efektif.
AMT IT Solutions sebagai Diligent Official Partner dapat membantu Anda menyediakan solusi audit manajemen untuk perusahaan Anda. Untuk konsultasi dan informasi selengkapnya, hubungi marketing@amt-it.com atau klik ikon WhatsApp.
