Deteksi dan Monitor Penjualan Fiktif dengan ACL Robotics Enterprise
Bisnis yang bergerak di bidang distribusi manufaktur, tentunya memiliki banyak retail, toko, cabang, hingga direct sales untuk mendukung penjualan. Nantinya, penjual atau sales akan mengunjungi toko-toko tersebut secara rutin untuk melakukan penjualan dan menarik pembayaran.
Setiap sales tentunya memiliki KPI (Key Performance Indicator) yang harus dijaga agar target penjualan dapat tercapai. Namun, daya beli pelanggan serta kondisi pasar yang tidak selalu stabil, terkadang membuat sales mengalami kesulitan mencapai target tersebut.
Sehingga, beberapa dari mereka melakukan kecurangan dengan membuat order fiktif. Agar target mereka tetap tercapai dan mendapatkan komisi yang diinginkan. Adanya hal tersebut, tentunya akan memberikan kerugian dalam skala besar bagi perusahaan.
Untuk mencegah dampak tersebut, Diligent menawarkan solusi ACL Robotics Enterprise sebagai jalan keluar dari permasalahan distribusi manufaktur yang ada. Lalu, apa saja yang ditawarkan oleh solusi tersebut?
Dampak Penjualan Fiktif Bagi Perusahaan
Sebelum membahas mengenai solusi ACL Robotics Enterprise, ada baiknya Anda mengetahui beberapa kerugian yang dapat ditimbulkan dari adanya penjualan fiktif:
Pembayaran Outstanding dalam Waktu Lama
Toko atau retail dengan sistem manual dan transaksi kecil (namun dengan limit order yang cukup banyak), akan memiliki risiko kecurangan yang lebih tinggi. Karena kredit limit yang dimiliki oleh toko tersebut, dapat disalahgunakan oleh sales untuk membuat penjualan fiktif. Contoh kasusnya seperti di bawah ini:
- Toko A memiliki limit kredit 50 juta, namun rata-rata transaksi per bulan dari Januari hingga Juni hanya 11 juta. Kreditnya pun selalu berjalan lancar. Kemudian sales X memanfaatkan toko tersebut untuk melakukan order fiktif di bulan Juli sebanyak 20 juta, dan di bulan Agustus sebanyak 10 juta.
- Pada kondisi ini, toko A tidak mengetahui adanya order fiktif yang dibuat sales, dan hanya membayar rata-rata transaksi yang dibuatnya, yaitu 11 juta. Sedangkan order fiktif tersebut menjadi outstanding payment.
- Hal tersebut dapat terjadi karena sales X tidak pernah mengirimkan invoice dari penjualan fiktif tersebut ke toko A. Selain itu, operasional toko yang masih manual dan belum adanya koneksi ke email, dll, membuat invoice dikeluarkan dalam bentuk fisik dengan pembayaran melalui sales.
- Sedangkan pada sistem perusahaan tempat sales X bekerja, selama toko A masih memiliki kredit yang cukup untuk order dan tidak menunggak pembayaran, maka toko A tetap dapat melakukan order.
Jumlah Retur yang Besar
Penjualan fiktif juga dapat meningkatkan jumlah retur barang dan merugikan perusahaan. Hal ini dikarenakan kebanyakan barang yang diretur tidak dapat dijual kembali, sehingga menjadi cost atau pengeluaran biaya bagi perusahaan. Misalnya:
- Sales X bekerja sama dengan toko A dan mengetahui jika toko A masih memiliki limit kredit sebesar 40 juta. Lalu, sales X menggunakannya sebesar 30 juta, yang terdiri dari 10 juta order rutin dan tambahan order 20 juta di akhir kuartal. Dengan begitu, sales X dapat mencapai targetnya setelah kuartal tersebut berakhir.
- Kemudian, sales X menjanjikan retur order pada toko A di kuartal selanjutnya, setelah ia mencapai target di kuartal sebelumnya.
- Ketika toko A melakukan retur di bulan April, yang dibayarkan oleh toko A hanyalah order rutin sebesar 10 juta. Sedangkan retur order yang dilakukan sales X menjadi cost perusahaan.
Menciptakan Celah atau Penyimpangan
Pemrosesan data yg masih secara manual di perusahaan, penggunaan sampling pada transaksi harian, dan human error bisa menimbulkan celah adanya kebocoran atau penyimpangan2 yg terjadi, namun tidak terdeteksi.
Memperlambat Proses Investigasi
Banyaknya penyimpangan atau pelanggaran yang dilakukan secara manual akan memperlambat proses investigasi, resolusi isu, serta pencarian akan masalah tersebut. Hal ini, nantinya akan menimbulkan celah lain untuk isu-isu yang sama atau akan terjadi secara berulang. Dengan begitu, risiko kebocoran dana pun dapat bertambah besar.
Menyita Waktu Tim Resource
Hasil temuan tim resource tentunya tidak tidak didapat dalam waktu singkat. Butuh lebih banyak waktu untuk mencari, sehingga kapasitas sumber daya tim menjadi tersita untuk hal-hal yang bersifat berulang. Hal tersebut akan menimbulkan coverage audit tanpa peningkatan, karena ada risiko lainnya yang membutuhkan tindak lanjut.
ACL Robotics Enterprise: Solusi Pemantauan Penjualan
Solusi ACL Robotics Enterprise dari Diligent menawarkan pemantauan transaksi harian secara rutin, serta dapat diotomatiskan. Sehingga, tim resource dapat lebih fokus pada hal-hal strategis lainnya.
Selain itu, ACL Robotics Enterprise juga dilengkapi fitur Result sebagai workflow remediation, yang memberikan notifikasi pada tim apabila terdapat temuan yang terdeteksi. Untuk hal itu, tim dapat menentukan jenis respons terhadap temuan. Apakah hanya berupa notifikasi, investigasi, atau ingin melakukan interview tahap awal dengan kuesioner yang sudah disiapkan oleh ACL Robotics Enterprise.
Tentunya, fitur Result dan questionnaire tersebut dapat membantu tim untuk melakukan follow-up remediasi yang tetap terjadwal melalui sistem. Sehingga, tindak lanjut remediasi juga dapat dilakukan dengan cepat.
AMT IT Solutions sebagai mitra resmi Diligent menyediakan ACL Robotics sebagai solusi penyelesaian masalah Anda. Untuk konsultasi dan informasi lebih lanjut, hubungi marketing@amt-it.com atau klik ikon WhatsApp.
