Jejak Audit: Ini Pentingnya Bagi Keamanan dan Kepatuhan Bisnis
Otomatisasi dalam operasional perusahaan dapat mempermudah proses audit, terutama dalam hal menjaga keakuratan data. Namun, otomatisasi juga dapat memperluas cakupan dan jumlah data yang dikumpulkan sehingga dapat membebani tugas auditor. Mengelola jejak audit adalah salah satu upaya untuk mengatasi persoalan tersebut. Lalu, apa itu jejak audit? Berikut ini penjelasannya.
Apa Itu Jejak Audit?
Jejak audit adalah kumpulan catatan fisik maupun elektronik yang mencatat peristiwa dan prosedur operasional perusahaan. Termasuk mendokumentasikan riwayat kegiatan dan memverifikasi tindakan keamanan.
Fungsi jejak audit yaitu untuk meminimalisir kesalahan atau tantangan yang mungkin timbul dalam operasional bisnis. Setiap bisnis memerlukan jejak audit untuk setiap transaksi keuangan yang dilakukan, termasuk piutang, utang, faktur, hingga pesanan pembelian.
Informasi dalam Jejak Audit
Jejak audit berisi informasi terkait suatu transaksi, mulai dari waktu, tanggal, informasi pengguna yang melakukan transaksi, hingga data keuangan dan laporan yang mungkin dibutuhkan oleh auditor.
Setiap peristiwa otomatis yang dijadwalkan melalui sistem perusahaan perlu dicatat, termasuk pencatatan khusus untuk mendeteksi penggunaan yang tidak biasa, kegagalan aplikasi, akses yang tidak sah, serta peristiwa bermasalah lainnya untuk tujuan pelaporan dan penyelesaian.
Durasi Penyimpanan Jejak Audit
Jejak audit atau catatan audit yang lengkap perlu dipertahankan selama masa aktif data tersebut berlaku dan tergantung pada kebutuhan bisnisnya. Dengan bantuan cloud computing, kini perusahaan dapat menyimpan data dalam jangka panjang dengan cara yang lebih mudah diakses untuk keperluan audit. Hal ini tentunya sangat berguna bagi pelaporan historis maupun penyelesaian masalah di masa yang akan datang.
Sedangkan untuk komite audit sendiri, pada umumnya menetapkan periode peninjauan. Misalnya setiap tahun atau dua tahun sekali, yang disesuaikan dengan siklus bisnis dan kebutuhan regulasi.
Manfaat Jejak Audit
Beberapa manfaat dari jejak audit adalah meningkatkan transparansi dan kepatuhan, menjaga integritas dan akurasi catatan, melindungi sistem dari penyalahgunaan atau kerusakan, serta menjaga keamanan informasi penting maupun sensitif.
Sementara itu, jejak audit juga memiliki peran tersendiri bagi operasional bisnis, seperti:
- Menetapkan tanggung jawab individu atas setiap interaksi dengan catatan
- Merekonstruksi peristiwa yang terjadi sepanjang siklus hidup catatan
- Mendeteksi upaya penyusupan dan perilaku mencurigakan, serta
- mengidentifikasi masalah implementasi sistem maupun kesalahan operator
Fitur Diligent Audit Management Software
Diligent Audit Management merupakan solusi untuk menyederhanakan seluruh proses audit. Berikut beberapa fitur unggulan software ini dalam pengelolaan data repository:
1. Centralized Data Repository
Pusat data terpadu berfungsi untuk menyediakan satu sumber data utama dimana semua bukti audit,working paper, dan dokumentasi disimpan dengan aman. Fitur ini memastikan kontrol, kemudahan akses, dan integritas jejak audit.
2. Automated Audit Trail
Fitur ini dapat mencatat setiap tindakan (unggahan, penyuntingan, persetujuan) di dalam repository. Membuat catatan yang tidak dapat diubah untuk keperluan kepatuhan dan akuntabilitas.
3. Advanced Analytics & AI Tools
Diligent menggunakan analitik bawaan untuk memindai dan mengumpulkan data besar, mengidentifikasi anomali, dan menyoroti pola risiko dalam data. Selain itu juga membantu auditor menemukan masalah dengan lebih cepat.
4. Role-Based Access & Security Controls
Fitur Diligent ini dapat memastikan hanya pengguna berwenang yang dapat mengakses data audit sensitif. Dengan hak akses yang diatur berdasarkan peran (misalnya: auditor, peninjau, administrator).
5. Integrated Reporting & Dashboards
Diligent Audit Management juga dapat mengambil data langsung dari repository ke dalam dasbor dan laporan real-time. Sehingga dapat memudahkan penyajian temuan kepada manajemen dan komite audit.
Gunakan Fitur Jejak Audit Otomatis Dari Diligent
Jejak audit adalah catatan penting yang dapat meminimalisir kesalahan atau tantangan dalam operasional bisnis. Untuk mempermudah pengumpulan jejak audit, Anda dapat menggunakan fitur Automated Audit Trail dari Diligent.
AMT IT Solutions sebagai Diligent Official Partner dapat membantu Anda menyediakan solusi manajemen audit terbaik. Untuk konsultasi dan informasi selengkapnya, hubungi marketing@amt-it.com atau klik ikon WhatsApp.
