Langkah Mudah Beralih dari Audit Ad Hoc ke Continuous Monitoring Audit
Peran tim audit di lembaga keuangan kian berkembang mengelola dan mengikuti peraturan yang terus berubah. Selain itu, mereka juga memberikan jaminan atas aliran data dalam jumlah besar yang dihasilkan oleh bank atau credit union, dan bertanggung jawab untuk memberikan kontribusi terus-menerus dalam menciptakan sistem keuangan yang aman dan berjalan dengan baik.
Namun nyatanya, pada saat Anda sedang mengolah dan menginterpretasi data, tim audit terus-menerus dituntut harian oleh manajemen senior. Hal ini menyebabkan Anda menghabiskan hari-hari Anda menjadi lebih reaktif daripada strategis dalam melakukan pekerjaan.
Di sinilah automated monitoring memainkan peran penting. Menggunakan automated monitoring memungkinkan Anda untuk mengalokasikan sumber daya pada tugas yang lebih strategis dan mencapai hasil yang signifikan dengan lebih cepat. Jika proses identifikasi dan uji kontrol dibantu data analitik, tugas harian yang berulang dapat diotomatisasi sehingga tim audit bisa mengerjakan hal lain, seperti:
- Mengerjakan tugas esensial yang lebih penting.
- Menemukan intisari terpenting dari keseluruhan data.
- Membantu perusahaan mengambil keputusan tanpa didasari subjektivitas.
Lalu bagaimana cara untuk mulai menerapkan automated monitoring pada perusahaan? Berikut AMT IT Solutions berikan panduan yang bisa Anda ikuti.
Buat tim dengan tugas utama fokus pada analitik
Menggunakan dan menerapkan automated monitoring tidak bisa dilakukan oleh part-time worker. Anda memerlukan tim inti yang nantinya dituntut untuk dapat memahami bisnis perusahaan, berikut tujuan dan strateginya.
Selanjutnya, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah membentuk tim yang bertindak sebagai person in charge (PIC) untuk semua pertanyaan terkait bisnis atau data perusahaan.
Minta anggota tim untuk melakukan analisa terhadap perusahaan dalam 6 bulan terakhir
Selanjutnya, mintalah mereka untuk lebih mengenal dan menginventarisir semua pengujian, permintaan rutin dan ad hoc dalam enam bulan terakhir. Dengan begini, mereka dapat memisahkan permintaan berulang dan proses-proses manual mana yang dapat diotomatisasikan.
Tinjau hasil kerja tim secara strategis
Pada akhirnya, Anda akan mendapatkan daftar berisi kumpulan pengujian dan tugas yang dapat dioptimalkan dengan proses otomatisasi. Namun, sebelum melangkah ke step selanjutnya, penting bagi Anda untuk meninjau apakah pengujian dan tugas yang akan diotomatisasi sejalan dengan dengan tujuan strategis departemen dan bisnis perusahaan. Dengan melakukan peninjauan, Anda bisa:
- Menyingkirkan pekerjaan yang tidak memberikan value pada organisasi.
- Mengidentifikasi data dan sumber daya yang diperlukan.
- Menemukan celah dalam teknologi otomatisasi dan prosesnya.
Menerapkan Analitik
Jika Anda sudah memiliki solusi, maka tahap ini bisa dilalui dengan lebih mudah. Namun, seandainya Anda belum memiliki solusi yang tepat, solusi yang Anda pilih akan ditentukan oleh kebutuhan tim Audit dan perusahaan. Anda harus bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk mengevaluasi dan memilih alat analisis yang tepat.
Dalam skenario ini, penggunaan ACL Robotics bisa menjadi solusi tepat yang dapat membantu Anda menjadwalkan pengujian dan akses otomatis, menormalkan, dan menghubungkan semua data Anda dalam satu platform.
Selain itu, dengan melakukan subscription, Anda juga memiliki akses terhadap ratusan prebuilt analytics testing ideas yang bisa langsung dicoba.
Salah satu contohnya dengan analytics testing yang tersedia, Anda bisa menguji dormant account yang tiba-tiba menunjukan aktivitas. Dengan menggunakan data analitik, Anda bisa mengidentifikasi akun bank mana yang mendadak aktif kembali setelah berhenti selama periode tertentu. Aktifnya akun tersebut bisa berupa transaksi bernilai besar atau kemunculan aktivitas tak biasa lainnya. Selanjutnya, Anda bisa mencari tahu penyebab akun tersebut terhenti, dan apakah transaksi yang terdeteksi valid atau justru mengarah pada penipuan.
Selanjutnya, usai memilih analytics testing, Anda bisa dengan mudah menjadwalkan pengujian secara teratur dan berulang. Pada setiap berjalannya pengujian, akan dilakukan dengan cara yang sama, sehingga Anda bisa mempercayai data selalu konsisten.
Dengan menggunakan pengujian yang mudah diterapkan dan memanfaatkan 100% data organisasi, Anda akan dengan cepat reaktif atas kejadian yang sudah ada menjadi prediktif, dan berkelanjutan.
Melacak dan Melaporkan Penemuan
Setelah otomatisasi diterapkan, inilah saatnya untuk menentukan dan melacak metrik untuk mengukur produktivitas tim. Apakah otomatisasi membuat kerja tim audit jadi lebih singkat? Jika ya, maka berapa banyak waktu yang berhasil dipangkas dengan otomatisasi? Jika tidak, lantas hal apa lagi yang dapat dilakukan agar proses audit menjadi lebih efisien?
Manfaat menggunakan purpose-built software:
- Memberikan akses instan kepada manajemen senior pada hasil continuous monitoring system.
- Menghasilkan visualisasi dan storyboard yang dapat dibagikan untuk menggambarkan bagaimana nilai tambah yang dihasilkan oleh tim.
- Membantu perusahaan menemukan kesalahan dan pendekatan baru untuk mencegah kesalahan yang sama terulang di masa depan.
Mengapa Anda perlu menerapkan automated monitoring?
Keunggulan automated monitoring lainnya adalah teknologi ini bisa dibuat secara bertahap. Setelah semua langkah di atas dilakukan, Anda bisa kembali memastikan kinerja tim berjalan dengan baik dan seluruh anggota tim mendapat dukungan serta tools yang tepat, seperti ACL Robotics dari Diligent untuk meraih sukses.
Anda bisa mendapatkan info ACL Robotics selengkapnya melalui AMT IT Solutions selaku mitra resmi Diligent di Indonesia. Bersama Diligent, kami siap mendukung perusahaan Anda meraih kesuksesan.
