Penggunaan Data Analytics Dalam Meningkatkan Pengawasan Risiko & Proses P2P
Risk management pada proses purchase-to-pay (P2P) merupakan suatu tantangan baru bagi sektor pemerintahan. Oleh karena itu, di dalam artikel ini kami akan bahas peran data analytic dan control monitoring yang dapat memudahkan kontrol pada proses P2P.
Efektivitas pengelolaan risiko dan kontrol terhadap vendor-vendor dalam proses P2P merupakan sebuah tantangan bagi organisasi di berbagai industri, terutama pada industri pemerintahan. Salah satu contohnya seperti pengeluaran yang besar pada proyek-proyek infrastruktur umum, pemeliharaan fasilitas, dan pembelian barang dan jasa dalam skala besar. Proyek-proyek tersebut memiliki indikasi yang tinggi dari adanya fraud, waste, abuse, dan inefisiensi.
Apabila Anda merupakan manajer keuangan ataupun control pada sektor pemerintahan, tugas Anda adalah untuk meletakan kontrol-kontrol yang dapat mengelola risiko tersebut, namun ada beberapa pertanyaan, seperti :
- Apakah Anda yakin bahwa semua kontrol yang Anda set tersebut sudah efektif?
- Bagaimana jika ada suatu risiko yang benar-benar terlupakan dan Anda tidak pernah mengimplementasikan kontrol apa pun pada risiko tersebut?
- Bagaimana jika terdapat banyak kontrol sehingga mengakibatkan proses kerja menjadi lambat, merepotkan, dan menghabiskan banyak sumber daya yang sebenarnya dapat digunakan pada proses kerja lainnya.
Menemukan Metode yang Ideal
Tantangan yang sebenarnya adalah menemukan metode yang tepat terhadap proses P2P yang efisien dan efektif. Proses yang dapat meminimalisir terjadinya fraud, waste, abuse, dan peraturan yang tidak sesuai dengan compliance.
Seperti pada kebanyakan department dan agen pemerintahan, Anda mungkin biasanya mengelola kontrol proses dengan menggunakan aplikasi enterprise resource planning software (ERP) atau aplikasi keuangan lainnya. Namun faktanya, aplikasi tersebut belum cukup ideal. Pengaturan kontrol pada aplikasi ERP tertentu kadang kala dimatikan agar proses lebih cepat dan lebih mudah. Atau, pengaturan yang digunakan bisa saja tidak efektif dalam menemukan beberapa tipe risiko.
Memang pada intinya, tidak ada sistem kontrol yang sempurna. Oleh karena itu, Anda butuh mengidentifikasi transaksi dan aktivitas yang bermasalah. Setelah itu, lakukanlah pengecekan lebih lanjut terhadap kegiatan tersebut untuk dapat diperbaiki, dan diimplementasikan terhadap kontrol yang lebih efektif.
Kekuatan Data Analitik
Dalam menghadapi risiko dan kontrol dalam proses P2P melibatkan bermacam-macam vendor yang berbeda. Hal ini tidaklah mudah terutama ketika kontrak pada setiap vendor bervariasi dan kompleks. Pada bagian ini, data analysis dan monitor terhadap transaksi pada kontrol secara berkala memainkan peran penting dalam membantu Anda untuk menemukan transaksi dan aktivitas mana yang bermasalah, seperti:
- Data analysis dapat digunakan untuk menguji semua transaksi dan aktivitas P2P terkait sekumpulan risiko, compliance, dan kontrol isu, baik yang sering ditemukan maupun special case.
- Ketika Anda sudah mengetahui apa yang Anda butuhkan untuk pengujian, uji analitik dapat dijalankan sesuai kebutuhan ataupun dapat dijalankan secara otomatis, atau yang biasa dikenal dengan continuous monitoring.
- Continuous monitoring menyediakan notifikasi secara realtime ketika ditemukannya suatu isu. Tidak seperti pendekatan tradisional, yang mana pengujian dilakukan di kemudian hari, jauh setelah transaksi selesai. Risiko dan spesialis kontrol Anda akan mendapat notifikasi isu lebih cepat dan segera, sehingga mereka dapat meremediasi isu sebelum isu tersebut bertambah parah.
Ketika digunakan dengan benar, pengujian dan monitor transaksi dengan menggunakan data analytics sebenarnya dapat menjadi bentuk pelaksanaan kontrol dan compliance yang lebih efektif dan efisien.
Cari Tahu Metode Efektif Lainnya
Selain data analytic, ada cara lainnya yang bisa digunakan perusahaan untuk mengelola risiko internal perusahaan. Salah satu cara yang patut Anda coba adalah menggunakan GRC platform.
Berbicara soal GRC platform, AMT IT Solutions merekomendasikan Highbond milik Galvanize kepada Anda. Sebagai platform penunjang tata kelola organisasi, Highbond terbukti mampu menyederhanakan sistem kontrol dalam perusahaan.
Sebagai salah satu mitra resmi Galvanize di Indonesia, AMT IT Solutions siap membantu Anda mengelola perusahaan dengan lebih mudah dan cepat. Bergabunglah dengan ribuan pengguna lainnya dan rasakan manfaat Highbond dari Galvanize.
