9 Aplikasi Perkantoran Untuk Tingkatkan Produktivitas Karyawan
Ada banyak aplikasi perkantoran yang dapat Anda gunakan untuk mempermudah pekerjaan. Beberapa aplikasi tersebut, bahkan secara langsung dapat meningkatkan produktivitas Anda dan perusahaan.
Beberapa aplikasi seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, hingga Microsoft Powerpoint mungkin sering digunakan oleh banyak perusahaan karena kemudahan yang ditawarkan. Selain aplikasi-aplikasi tersebut, tentunya ada berbagai pilihan aplikasi lain yang dapat memenuhi segala macam kebutuhan kerja perusahaan Anda.
Sebelum meng-install aplikasi-aplikasi tersebut, ada baiknya Anda mengenal terlebih dahulu fungsi hingga keunggulan yang ditawarkan. Berikut ini penjelasan beberapa aplikasi perkantoran yang wajib Anda coba!
1. Microsoft Office
Salah satu aplikasi perkantoran yang paling sering digunakan di banyak perusahaan adalah Microsoft Office. Mulai dari Microsoft Word untuk mengelola dokumen, Microsoft Excel untuk mengelola data dalam bentuk tabel, atau Microsoft Power Point yang digunakan untuk presentasi, dan masih banyak lainnya.
Microsoft Office memiliki banyak fitur yang membantu Anda bekerja dengan lebih efektif dan nyaman. Untuk menggunakan aplikasi-aplikasi tersebut, Anda dapat membeli paket bundle Microsoft Office yang terdiri dari beberapa aplikasi, atau membeli satu aplikasi saja sesuai dengan kebutuhan.
Misalnya, jika Anda membeli Microsoft Office 365 paket Basic, Anda akan mendapatkan aplikasi Ms Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, Exchange, OneDrive, dan SharePoint.
2. Microsoft Teams
Microsoft Teams adalah aplikasi besutan Microsoft yang memungkinkan Anda untuk melakukan panggilan video, chat, hingga mengedit file secara bersamaan. Aplikasi ini memiliki paket gratis yang dapat melakukan video call selama 60 menit dengan maksimal 100 partisipan.
Fitur lain yang juga dimiliki oleh MIcrosoft Teams seperti penjadwalan meeting, background blurring, hingga screen sharing saat presentasi. Aplikasi ini juga menyediakan 10 GB ruang penyimpanan untuk tim Anda dan 2GB per obrolan yang dilakukan. Anda dapat membeli Microsoft Teams bersama dengan paket bundle Microsoft Office 365 maupun paket lainnya.
3. OneDrive
OneDrive merupakan layanan cloud storage dari Microsoft yang berfungsi untuk mengintegrasikan seluruh data. Dengan aplikasi ini, Anda dapat menyimpan, melindungi, dan membagikan file Anda ke perangkat lain.
Aplikasi OneDrive for Business merupakan bagian dari Office 365 atau SharePoint Server. Jika Anda membeli paket Office 395, maka Anda akan secara langsung mendapatkan akses menuju OneDrive.
4. Zoom
Bagi Anda yang sering melakukan meeting online, mungkin sudah tidak asing dengan aplikasi perkantoran yang satu ini. Zoom merupakan aplikasi yang mampu menjembatani agenda meeting Anda dengan klien secara online.
Selain dapat melakukan video conference, fitur lain Zoom yaitu dapat menampung 1.000 partisipan. Sehingga, aplikasi ini sangat cocok bagi Anda yang ingin mengadakan meeting, webinar, hingga town hall perusahaan.
Bukan hanya aplikasi video conference biasa, namun Zoom juga dibekali dengan berbagai fitur yang dapat mempermudah jalannya meeting online. Beberapa diantaranya seperti fitur host dan co-host untuk mengatur jalannya meeting, hingga fitur breakout room untuk membagi peserta rapat ke dalam grup kecil tanpa harus meninggalkan ruang utama. Selain itu, Zoom juga memberikan akses rekaman hingga 1GB per akun.
5. Slack
Slack merupakan aplikasi komunikasi yang dapat membantu koordinasi antar tim jadi lebih mudah. Slack sendiri memiliki dua fitur utama, yaitu fitur Channel (obrolan grup) dan Direct Message (obrolan personal).
Selain itu, ada juga fitur-fitur lain yang dapat memungkinkan Anda untuk mengirim file, melakukan voice call maupun video call, fitur reminder, dan lain sebagainya. Agar pekerjaan Anda menjadi lebih mudah, Slack juga sudah terintegrasi dengan Google Drive maupun aplikasi lainnya.
6. Trello
Trello termasuk salah satu aplikasi perkantoran yang dapat memudahkan koordinasi Anda dengan tim. Salah satu keunggulan Trello adalah aplikasi ini mudah digunakan, bahkan untuk pemula.
Trello berisi card yang dapat Anda gunakan untuk mencatat brief pekerjaan dan mengkategorikan prioritasnya. Cara menggunakan Trello pun cukup mudah, Anda hanya perlu menggeser card dari satu tempat ke tempat lainnya untuk menandakan jika brief tersebut sedang dalam proses pengerjaan atau sudah selesai dikerjakan.
Aplikasi ini akan secara otomatis mengirimkan notifikasi jika terjadi perubahan pada suatu card, sehingga Anda dapat terus ter-update. Selain itu, Trello dapat menambahkan foto, dokumen, dan link pada setiap card agar brief yang Anda buat semakin jelas.
7. Notion
Notion adalah aplikasi checklist agenda yang lebih sederhana dari Slack dan Trello, namun tetap dapat mempermudah Anda melakukan tracking pekerjaan. Aplikasi ini memiliki berbagai jenis template yang dapat diatur sesuai kebutuhan.
Beberapa template yang ada seperti tabel, kalender, atau card. Melalui Notion, Anda juga dapat mengatur deadline, mengunggah foto, dan melakukan kolaborasi. Untuk mendapatkan fitur Notion lengkap, Anda dapat berlangganan Notion premium.
8. Zapier
Jika Anda memiliki banyak tugas berulang yang memakan cukup banyak waktu, Zapier adalah salah satu aplikasi perkantoran yang dapat Anda gunakan. Aplikasi ini memungkinkan Anda mengotomatiskan pekerjaan berulang tanpa memerlukan coding atau menyewa developer. Selain itu, Zapier juga terintegrasi dengan Dropbox, Trello, hingga Slack. seperti tabel, kalender, atau card. Melalui Notion, Anda juga dapat mengatur deadline, mengunggah foto, dan melakukan kolaborasi. Untuk mendapatkan fitur Notion lengkap, Anda dapat berlangganan Notion premium.
9. ClickUp
ClickUp merupakan salah satu tools untuk melakukan manajemen proyek secara lengkap. Aplikasi ini, memiliki lebih dari 100 fitur manajemen proyek, beberapa diantaranya seperti manajemen tugas dan waktu, kolaborasi tim, hingga pelaporan.
ClickUp hadir dengan tampilan atau User Interface yang sangat intuitif, sehingga mudah digunakan. Anda hanya perlu melakukan drag-and-drop pada item untuk menyusun ulang tugas.
Manfaatkan Aplikasi Perkantoran Untuk Tingkatkan Produktivitas
Menggunakan aplikasi perkantoran yang memiliki banyak keunggulan tentunya akan mempermudah pekerjaan sekaligus menjaga agar produktivitas karyawan tetap maksimal. AMT IT Solutions sebagai mitra resmi Microsoft menyediakan berbagai solusi melalui berbagai produk seperti Office 365 yang dapat mempermudah pekerjaan Anda!
