5 Langkah Mengelola Rapat Dewan Direksi Dengan Asisten AI
Rapat dewan direksi merupakan pertemuan formal yang diadakan oleh dewan direksi untuk membahas berbagai keputusan penting hingga strategi jangka panjang terkait bisnis. Anda dapat memanfaatkan asisten AI dari Diligent untuk mengoptimalkan jalannya rapat dewan. Berikut ini langkah penerapannya.
1. Membuat Agenda yang Terstruktur
Membuat agenda yang terstruktur dengan baik, termasuk mengoordinasikan masukan hingga menyesuaikan durasinya dapat membuat rapat dewan menjadi tetap terfokus.
Teknologi AI yang digunakan:
- Menggunakan aplikasi penyusun agenda yang intuitif. Sehingga memungkinkan penggunanya untuk mengakses dan mengedit dokumen terbaru secara aman
- Memanfaatkan fungsi drag-and-drop guna memudahkan penyesuaian agenda, menyalin struktur rapat sebelumnya, hingga melacak poin-poin diskusi
Dengan begitu, Anda hanya memerlukan sedikit waktu dalam pembuatan agenda dan dapat lebih fokus pada prioritas strategis.
2. Merancang dan Menyampaikan Paparan dengan Baik
Setelah menentukan agenda, tim tata kelola perlu menyusun dan mendistribusikan buku rapat dan materi rapat. Tanpa adanya sistem terpusat, proses ini tentu akan sangat rumit dilakukan.
Teknologi AI yang digunakan:
- Ringkasan buku rapat yang didukung AI, untuk meringkas ratusan halaman laporan
- Aplikasi berbagi dokumen secara aman sehingga dapat memastikan setiap anggota dewan mengakses versi dokumen terbaru
- Pendistribusian dan pemberitahuan otomatis untuk membuat anggota dewan tetap mendapatkan informasi terbaru
Dengan manajemen dokumen yang lancar, diskusi dalam rapat akan menjadi lebih produktif.
3. Memastikan Komunikasi yang Aman Berkualitas
Memastikan komunikasi yang aman antar dewan direksi akan mencegah timbulnya risiko tata kelola yang kurang tepat. Beberapa platform komunikasi yang perlu dipastikan keamanannya seperti email dan alat pengirim pesan lainnya.
Teknologi AI yang digunakan:
- Pesan aman dan ruang data virtual yang menyediakan ruang terenkripsi untuk diskusi
- Pemantauan risiko yang didukung AI terus-menerus menganalisis pengungkapan risiko
- Analisis yang didukung AI untuk menghadirkan kecerdasan tata kelola secara nyata
4. Mengoptimalkan Diskusi dengan Wawasan Berbasis AI
Rapat dewan yang dikelola dengan baik tentunya harus fokus pada keputusan strategis, manajemen risiko, dan perencanaan jangka panjang. Namun, para direktur seringkali kesulitan dalam merangkum wawasan utama dari materi rapat yang padat, sehingga membuat diskusi menjadi kurang fokus.
Teknologi AI yang digunakan:
- Alat persiapan rapat yang dibantu AI untuk mengubah konten buku rapat menjadi pertanyaan-pertanyaan terarah
- Dashboard pelaporan AI yang mengintegrasikan wawasan seperti kinerja ESG dan risiko terhadap pesaing, peringatan keterlibatan investor, laporan audit internal, dan data kinerja keuangan
5. Mencatat Hasil Rapat dengan Notulen AI
Setiap keputusan, persetujuan, dan tindak lanjut dalam rapat haruslah didokumentasikan dengan baik. Melakukan pencatatan secara manual tentunya akan memakan waktu lebih lama, rawan kesalahan, dan seringkali memerlukan beberapa revisi.
Teknologi AI yang digunakan:
- Rangkuman rapat yang dihasilkan secara otomatis oleh AI, termasuk catatan diskusi utama, keputusan, serta tindak lanjut, dsb
- Pemeriksaan dokumen cerdas dengan memindai materi untuk mencari bahasan yang berisiko, dsb.
Tingkatkan Efektivitas Rapat Dewan dengan Teknologi AI dari Diligent
Software maupun alat yang didukung AI dapat memudahkan rapat dewan direksi berjalan dengan efektif dan efisien. Diligent adalah salah satu solusi bertenaga AI yang dapat Anda gunakan.
AMT IT Solutions sebagai Diligent Official Partner dapat membantu Anda menyediakan solusi AI untuk memudahkan jalannya bisnis. Untuk konsultasi dan informasi selengkapnya, hubungi marketing@amt-it.com atau klik ikon WhatsApp.
