Faktor Kendala Pengelolaan Kertas Kerja Audit yang Perlu Dihindari
Hambatan operasional bisnis pada umumnya berhubungan dengan sumber daya, proses, dan teknologi. Dalam manajemen audit, ketiga hal tersebut menjadi faktor kendala pengelolaan kertas audit yang perlu dihindari oleh perusahaan.
Lalu, bagaimana caranya? Berikut ini Diligent merangkum beberapa penyebab terciptanya pengelolaan kertas kerja audit yang buruk. Dengan begitu, Anda dapat mencegahnya sebelum menimbulkan kerugian yang lebih jauh.
Penerapan Standar dan Pedoman yang Kurang Tegas
Standar mengenai apa yang harus dimasukan ke dalam kertas kerja, atau persiapan apa yang harus disiapkan memiliki ketentuan yang sangat longgar. Standar tersebut umumnya hanya memberikan panduan mengenai cara menggunakan kertas kerja, yang bahkan dapat berbeda.
Adanya perbedaan variasi tersebut membuat sebagian besar auditor bebas merancang sistem atau keinginan sendiri, untuk mendokumentasikan pekerjaan mereka. Namun, banyaknya variasi tersebut justru akan menciptakan inefisiensi, kesalahan, hingga risiko. Sehingga, menyebabkan timbulnya faktor kendala pengelolaan kertas kerja audit.
Praktik Tim Audit yang Tidak Konsisten
Adanya penilaian, preferensi, dan latar belakang yang berbeda dari tiap tim audit akan menciptakan alur kerja yang tidak konsisten. Perbedaan tersebut dapat berupa variasi tampilan dan nuansa dokumentasi kertas kerja, produktivitas yang tidak dapat diprediksi, pengalaman klien yang tidak konsisten, hingga tingkat mitigasi risiko organisasi yang berbeda.
Solusi Kertas Kerja Manual yang Tidak Konsisten
Beberapa metode kertas kerja audit untuk menyiapkan, menyimpan, dan mendistribusikan kertas kerja meliputi:
- Proses manual berdasarkan sistem penyimpanan file fisik dokumen kertas, laporan dan pengikat yang dapat didistribusikan dan dibagikan di antara tim audit;
- Software aplikasi untuk tujuan umum serta solusi manajemen. Termasuk file Microsoft Excel dan Microsoft Word yang disimpan di hard drive bersama, folder file, dan server email, untuk kolaborasi dan proyek software manajemen;
- Penyimpanan jaringan atau server email yang diatur dalam struktur folder file konvensional;
- Formulir dan templat kertas kerja elektronik yang dibuat khusus atau solusi alur kerja otomatis yang dirancang dan dikembangkan secara internal.
Semua metode tersebut akan menimbulkan beberapa permasalahan, seperti:
- Sangat rentan terhadap kesalahan kontrol versi. Misalnya, auditor dapat memilih, membagikan, atau memperbarui informasi yang salah atau versi lama dari laporan audit;
- Memiliki kontrol terbatas atas akses ke informasi dan file;
- Tidak dapat diakses oleh perangkat seluler;
- Memiliki struktur manajemen file yang tidak konsisten sehingga memicu informasi ganda, dan membuat kesalahan.
Integrasikan Kertas Kerja Audit dengan Diligent Audit Management
Kendala pengelolaan kertas kerja audit seringkali didominasi oleh faktor teknologi yang digunakan. Untuk mencegahnya, Anda dapat memanfaatkan software manajemen audit seperti Diligent Highbond dan mengintegrasikannya dengan kertas kerja audit. Selain membantu memaksimalkan dokumentasi audit, integrasi tersebut juga akan mencegah celah performa audit yang kerap menjadi masalah para auditor.
AMT IT Solutions sebagai mitra resmi Diligent dapat membantu Anda menyediakan solusi manajemen audit untuk mempermudah pekerjaan Anda. Hubungi marketing@mat-it.com atau klik ikon WhatsApp untuk konsultasi dan informasi lebih lanjut.
