Apa Itu Manajemen Data? Ini Fungsinya Bagi Bisnis
Manajemen data adalah solusi yang Anda butuhkan untuk dapat memahami pelanggan. Dengan mengenal lebih dekat pelanggan bisnis Anda, maka tentunya akan lebih mudah untuk menyusun strategi bisnis kedepannya.
Selain itu, melakukan manajemen data akan mempermudah Anda mengakses maupun mengelola data perusahaan. Hal ini tentunya sangat berguna untuk meningkatkan produktivitas keseluruhan tim.
Namun, tahukah Anda apa itu manajemen data? Berikut penjelasan mengenai pengertian, fungsi, serta langkah untuk melakukan manajemen data.
Apa Itu Manajemen Data?
Manajemen data adalah aktivitas yang dilakukan saat mengumpulkan, menyimpan, hingga menggunakan data secara aman, efisien, dan hemat biaya. Penerapan manajemen data yang efektif akan membantu perusahaan menciptakan strategi bisnis yang lebih akurat.
Proses manajemen data mencakup beberapa kegiatan yang secara keseluruhan bertujuan untuk memastikan jika data yang ada di dalam sistem perusahaan tetap akurat, tersedia, dan dapat diakses.
Meskipun sebagian besar aktivitas manajemen data dilakukan oleh tim IT maupun tim manajemen data, namun umumnya seluruh karyawan juga dapat berpartisipasi dalam mewujudkan manajemen data perusahaan yang baik.
Fungsi Manajemen Data Bagi Perusahaan
Adanya data management yang efektif akan membantu karyawan dalam mengakses informasi dengan lebih mudah dan cepat. Beberapa fungsi lain dari manajemen data adalah sebagai berikut:
Meningkatkan visibilitas
Fungsi dari penerapan manajemen data adalah untuk meningkatkan visibilitas aset data perusahaan Anda. Dengan begitu, orang lain akan lebih mudah menemukan data yang tepat dan cepat untuk kepentingan mereka.
Selain itu, adanya visibilitas juga memungkinkan perusahaan Anda menjadi lebih terorganisir dan lebih produktif. Membuat kinerja perusahaan menjadi semakin produktif dan lebih baik lagi.
Membangun data yang terpercaya
Adanya manajemen data dalam perusahaan akan membantu meminimalkan potensi kesalahan pada data. Dengan begitu, perusahaan akan terhindari dari kesalahan saat melakukan pengambilan keputusan berdasarkan data.
Selain itu juga, adanya data yang terkelola dengan baik, dapat diandalkan, dan selalu diperbarui, perusahaan dapat merespons perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan dengan lebih efisien.
Menjaga keamanan data
Fungsi lain dari manajemen data adalah adanya keamanan yang dapat melindungi data perusahaan dari kehilangan, pencurian, dan pelanggaran data. Hal ini umumnya menjadi salah satu fitur pada software manajemen data, seperti adanya otentikasi hingga enkripsi.
Selain menghindari pencurian data, manajemen data juga dapat mengamankan data Anda dari kerusakan dengan mengandalkan pencadangan atau back-up. Sehingga, risiko kehilangan data dapat sangat diminimalisir.
Mempermudah skalabilitas
Data management memungkinkan setiap perusahaan menskalakan data dengan lebih efektif. Hal ini karena penggunaan data pada data yang sudah terkelola dapat dilakukan secara berulang kali dengan lebih mudah. Sehingga Anda dapat menghindari biaya duplikasi yang tidak lagi diperlukan. Seperti misalnya, ketika karyawan melakukan penelitian yang sama berulang kali, atau menjalankan kembali kueri dengan biaya yang cukup mahal.
Langkah Melakukan Manajemen Data
Berdasarkan Tableau, setidaknya ada tujuh praktik yang dapat Anda lakukan saat menerapkan manajemen data. Berikut penjelasannya:
1. Buat penamaan file yang runtut
Langkah pertama dalam melakukan manajemen data adalah dengan membuat penamaan file yang runtut. Dengan menggunakan penamaan yang teratur, data maupun informasi yang Anda simpan nantinya dapat dengan mudah ditemukan kembali. Selain itu, penamaan file yang runtut juga akan menghemat waktu dalam mencari data, sehingga dapat meningkatkan produktivitas.
2. Pertimbangkan penggunaan metadata
Metadata merupakan informasi deskriptif tentang data yang Anda gunakan. Umumnya, metadata berisi informasi konten, struktur, dan izin data yang dapat memudahkan pengguna nantinya. Penggunaan metadata akan mempermudah Anda dalam mencari data, sehingga data yang Anda miliki dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama.
3. Gunakan media penyimpanan data
Beberapa media penyimpanan atau storage yang ada saat ini sudah dilengkapi berbagai fitur manajemen data. Bahkan, Anda dapat memilih sendiri jenis media penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Beberapa contoh media penyimpanan seperti SSD, HDD, Flash Drive, Cloud storage, dsb.
Perlu diketahui jika solusi penyimpanan perusahaan kecil mungkin tidaklah sama dengan kebutuhan perusahaan besar. Untuk itu, pastikan Anda memahami produk yang akan digunakan. Misalnya dengan membaca ulasan tentang produk yang akan Anda beli, seperti artikel fitur unggulan HPE Alletra.
4. Membuat Dokumentasi
Salah satu praktik terpenting dalam manajemen data adalah melakukan dokumentasi. Tahap ini akan membantu Anda memberikan konteks penuh mengapa suatu data ada dan bagaimana data tersebut dapat digunakan. Tingkat dokumentasi yang dapat Anda lakukan setidaknya ada pada tingkat proyek, tingkat file, tingkat software yang digunakan, hingga tingkat konteks.
5. Bangun budaya manajemen data yang konsisten
Budaya manajemen data perusahaan haruslah dibangun secara perlahan dan konsisten. Dari tiap departemen hingga pemimpin perusahaan, haruslah bekerja dengan prinsip manajemen data.
6. Mengedepankan kualitas data
Langkah selanjutnya dalam manajemen data adalah membangun budaya yang mengedepankan kualitas data. Termasuk menjaga privasi dan keamanan data yang Anda kelola. Dengan menjaga kualitas data, maka setiap keputusan yang diambil berdasarkan data dapat dijaga hasilnya.
7. Menggunakan software data management berkualitas
Jika Anda memiliki data dalam jumlah yang besar, menggunakan software management data adalah solusi yang dapat Anda terapkan. Selain itu, menggunakan software tersebut juga akan membantu Anda mengelola data dalam jumlah besar yang cukup rumit jika dikelola secara tradisional.
Siap Lakukan Manajemen Data Perusahaan?
Menerapkan manajemen data adalah solusi yang dapat dilakukan untuk lebih mengenal target pasar bisnis Anda. Selain itu, data management juga memiliki beberapa fungsi untuk menjaga keberlangsungan bisnis perusahaan Anda.
Untuk memulai melakukan manajemen data, Anda dapat mengikuti beberapa langkah terbaik. Salah satunya dengan berinvestasi pada data management software. AMT IT Solutions bersama Veritas menyediakan berbagai solusi manajemen data yang dapat membantu meningkatkan bisnis Anda!
